Incorporación y Cumplimiento de Agentes

Esta guía explica cómo las agencias pueden utilizar Taino Solutions para optimizar el proceso de incorporación de nuevos agentes. Cubre la creación, personalización y el envío de un Formulario de Incorporación de Agente, el procesamiento de información de agentes, la generación y gestión de documentos de cumplimiento, y garantiza que todo el papeleo se complete de manera eficiente. Aprenda a gestionar acuerdos PDF firmados y a mantener registros para el cumplimiento continuo, utilizando las herramientas de Taino para una experiencia de incorporación fluida y conforme.

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Colleen Daza
  • 11 months ago
  • Publicado

Introducción al Proceso de Incorporación y Cumplimiento para Agentes

Proceso Manual para la Incorporación de Agentes
Paso 1: Ubicar el Formulario de Incorporación de Agentes

La plataforma incluye una plantilla de formulario web predefinida llamada Formulario de Incorporación de Agentes, a la cual las agencias pueden acceder y utilizar como punto de partida. La agencia tiene la opción de crear una versión personalizada con un solo clic y realizar los ajustes necesarios según sus necesidades.

Para localizar este formulario:

  • Dirígete a la sección Formularios Web de la plataforma.
  • Busca el Formulario de Incorporación de Agentes en la lista de Formularios Web del Sistema.
  • Asocia el formulario a la cuenta de la agencia y duplícalo si se necesitan personalizaciones.
Accediendo al Formulario de Incorporación de Agentes
Paso 2: Crear y Compartir el Formulario con Nuevos Agentes

Una vez que el formulario está personalizado o listo para su uso, el personal de incorporación puede iniciar el proceso con los siguientes pasos:

  • Crear un Registro de Cliente en el sistema para representar al nuevo agente.
  • En la página de Detalles del Cliente, navega a la sección Formularios Web.
  • Genera el Formulario de Incorporación de Agentes y elige compartirlo con el nuevo agente por correo electrónico o SMS.
Generación y Compartición del Formulario Web Compartiendo el Formulario Web con el Agente
Paso 3: Gestión de Documentos y Requisitos de Cumplimiento para Agentes

Después de que el agente envíe el formulario de incorporación completado, su información y cualquier documento adjunto estarán disponibles en el registro del Cliente (Agente). Desde allí, la agencia puede gestionar cualquier documentación adicional requerida:

  • Generar formularios PDF personalizados, como contratos o acuerdos de confidencialidad (NDA), directamente desde el registro del agente. Consulta Formularios PDF Personalizados para la configuración y mapeo.
  • Autocompletar los detalles del agente en estos documentos utilizando campos personalizados y campos del sistema, simplificando el proceso de firma.
  • Enviar documentos para su firma a través de Taino Sign, asegurando que toda la documentación de cumplimiento y legal se almacene en el perfil del agente. Para obtener más detalles sobre Taino Sign, consulta esta guía.
Paso 4: Personalización de Campos y Mapeo de Documentos

El proceso de incorporación es adaptable para recopilar puntos de datos específicos de los agentes. Mediante el uso de campos personalizados, puedes capturar cualquier información específica que necesite tu agencia e incorporar estos datos en formularios PDF.

  • Utiliza las plantillas de formularios web del sistema como base y personaliza los campos para alinearlos con los requisitos específicos de la agencia.
  • Una vez que los datos del agente se hayan sincronizado en el sistema, los campos pueden autocompletarse automáticamente en los formularios PDF para la firma y el cumplimiento. Para obtener instrucciones sobre cómo configurar el mapeo de campos, consulta Generación de Formularios PDF.
Automatizando el Proceso de Incorporación con Flujos Automatizados

Para optimizar aún más la experiencia de incorporación, las agencias pueden automatizar el proceso utilizando Flujos Automatizados. La automatización elimina la necesidad de intervención manual en pasos repetitivos, asegurando una incorporación más rápida y con menos errores. A continuación, se sugiere un flujo de trabajo automatizado para la incorporación:

Flujo de Trabajo Automatizado

Con flujos automatizados, tu agencia puede gestionar eficientemente todo el proceso de incorporación, desde la recopilación inicial de datos hasta la firma de documentos. Aquí tienes una estructura sugerida para un flujo de trabajo de incorporación:

  1. Iniciar el Formulario de Recopilación de Datos: Configura un paso automatizado para generar el Formulario de Incorporación de Agentes cuando se cree un nuevo registro de cliente (agente). Este formulario web se comparte automáticamente con el nuevo agente por correo electrónico o SMS, permitiéndole enviar toda la información requerida.
  2. Automatizar la Actualización de Registros y Generar Formularios PDF: Al enviar el formulario web, el flujo automatizado actualiza el registro del cliente/agente con la información recopilada. Luego, el flujo genera automáticamente los formularios PDF necesarios, como un Contrato de Agente y un Acuerdo de Confidencialidad (NDA), utilizando plantillas predefinidas que se autocompletan con los datos del agente. Para obtener más información sobre cómo configurar plantillas de documentos, consulta Formularios PDF Personalizados y Generación de Formularios PDF.
  3. Enviar Documentos para Firma Electrónica: El flujo automatizado inicia el proceso de firma electrónica enviando estos documentos PDF completados al agente utilizando Taino Sign. Este paso automatizado permite a los agentes revisar y firmar documentos de forma digital.
  4. Rastrear Documentos Firmados: A medida que los documentos se firman y regresan, se almacenan automáticamente en el registro del agente, garantizando el cumplimiento y fácil acceso a los documentos firmados.
  5. Revisión Final y Asignación de Tareas: Una vez que se completen todas las firmas, el flujo automatizado envía una notificación al administrador de incorporación y crea una tarea o recordatorio final. Este paso permite al administrador verificar los documentos y finalizar el proceso de incorporación, asegurando cumplimiento y completitud.

Automatizar los pasos clave en el proceso de incorporación reduce la carga de trabajo manual, asegura el cumplimiento de las normativas y proporciona una experiencia de incorporación fluida para los agentes. Para comenzar a crear flujos automatizados, consulta nuestra Guía de Flujos Automatizados. Para obtener detalles sobre el uso, habilitación y gestión de plantillas de flujos existentes, consulta nuestra Guía de Plantillas de Flujos del Sistema.

Conclusión

Al utilizar Taino Solutions para la incorporación de agentes, las agencias pueden agilizar la recopilación de datos, automatizar el manejo de documentos y mantener el cumplimiento con los estándares de la industria. Desde la creación y el compartido de formularios web hasta la gestión de documentos firmados, esta plataforma simplifica la experiencia de incorporación tanto para agencias como para agentes.

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