1. Consentimiento inicial al crear el cliente

Artículos relevantes: Art. 7, 9, 10

Al crear un nuevo cliente en Taino, se debe configurar un flujo automatizado para enviar un formulario web personalizado por SMS o correo electrónico. Este formulario debe incluir los datos básicos del cliente, junto con checkboxes personalizados para cada finalidad de tratamiento (como contacto, marketing, firma electrónica, etc.). Es necesario crear estos campos personalizados antes de su uso.

Para ello, se recomienda que las agencias configuren los campos necesarios, como los consentimientos de marketing, contacto, etc., a través del sistema de Campos Personalizados. Una vez completado el formulario, el flujo automatizado:

• Mapea los valores seleccionados a los campos personalizados del perfil del cliente.
• Registra automáticamente el consentimiento en la bitácora (Audit Logs).
• Puedes configurar un correo automático para confirmar los consentimientos otorgados al cliente.

Cumple con: consentimiento explícito, específico y trazable

2. Uso de campos personalizados

Artículos relevantes: Art. 8, 10

Taino permite a las agencias configurar campos personalizados para capturar información adicional según las necesidades de cada agencia. Estos campos pueden incluir consentimientos adicionales o cualquier otro dato relevante para el tratamiento, como "acepto marketing" o "autorizo firma electrónica". Sin embargo, estos campos no vienen preconfigurados; las agencias deben crearlos y asociarlos a los formularios adecuados.

Una vez creados, los campos personalizados se pueden vincular directamente a los formularios web y usarse dentro de flujos automatizados, lo que asegura que la recolección de datos se haga conforme a las regulaciones, y solo con la información necesaria para el proceso.

Para aprender cómo crear campos personalizados y asociarlos a formularios web, consulta el artículo Creación y Gestión de Campos Personalizados.

Cumple con: principio de minimización y tratamiento adaptado a cada agencia

3. Bitácora de consentimiento

Artículo relevante: Art. 10

Taino registra automáticamente todos los eventos relacionados con el consentimiento, actualización o eliminación de datos, manteniendo un registro detallado de los cambios en el módulo Audit Logs. Cada entrada de la bitácora incluye:

• El nombre del cliente.
• Los campos aceptados o modificados.
• Quién realizó la acción (cliente o agente).
• La fecha y hora exacta.
• La IP del solicitante, si está disponible.

Cumple con: prueba verificable del consentimiento

4. Actualización de datos por parte del cliente

Artículos relevantes: Art. 14, 19

Si un cliente desea actualizar sus datos personales (por ejemplo, cambiar su dirección o número de teléfono), debe ser enviado un formulario web personalizado. Este formulario puede estar disponible públicamente o ser enviado por el agente al cliente, y debe ser configurado específicamente para capturar los datos correspondientes.

Una vez que el cliente envía el formulario, un flujo automatizado compara los datos actuales con los nuevos, actualiza el perfil del cliente y registra el evento en la bitácora (Audit Logs).
Para aprender cómo generar y gestionar formularios web: revisa el artículo Generar Formularios Web.

Cumple con: derecho a rectificación y actualización, con trazabilidad completa

5. Solicitud de eliminación o revocación

Artículos relevantes: Art. 17, 20, 10

Cuando un cliente solicita eliminar sus datos o revocar su consentimiento, el agente puede generar un documento PDF personalizado con el texto legal correspondiente utilizando el módulo TainoSign y enviarlo para que el cliente lo firme electrónicamente.

Una vez firmado el documento, el sistema registra automáticamente la firma, crea una tarea urgente para el agente, y bloquea temporalmente el perfil del cliente hasta que se realice el procedimiento de eliminación.
Para aprender cómo crear plantillas de formularios PDF personalizados: revisa el artículo Creación de Plantillas para Formularios y Certificados PDF.

Cumple con: supresión, revocación y evidencia legal del consentimiento retirado

6. Notificaciones automáticas y trazabilidad

Artículos relevantes: Art. 47, 48, 49, 8

Taino permite la creación de flujos automatizados que monitorean cualquier cambio en los perfiles de los clientes. Si se detecta una modificación en los campos sensibles, el sistema puede:

• Enviar una notificación por correo al cliente con el resumen de la acción (por ejemplo: "Tu dirección fue actualizada el 30/04/2025 a las 11:42 a. m.").
• Registrar el cambio en los Audit Logs.
• Notificar al agente correspondiente.

En el caso de solicitudes de eliminación o revocación, el sistema puede generar tareas urgentes para el agente y aplicar un bloqueo preventivo al perfil mientras se procesa la solicitud.

Cumple con: principios de transparencia, seguridad organizacional y respuesta documentada

Conclusión

Taino Solutions ofrece una plataforma flexible que permite a las agencias de seguros diseñar sus propios flujos de cumplimiento con la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP) del Ecuador. Usando módulos como formularios personalizados, campos configurables, automatizaciones, firma electrónica y bitácoras de actividad, las agencias pueden ofrecer una experiencia moderna y legalmente conforme para sus clientes.