¿Qué Son los Flujos Automatizados?

Los Flujos Automatizados son plantillas de flujos de trabajo personalizables que te permiten automatizar tareas repetitivas y procesos complejos en tu agencia. Piensa en ellos como planos que definen una secuencia de acciones—como enviar correos electrónicos, generar documentos, crear tareas o actualizar registros—que se ejecutan automáticamente basándose en disparadores específicos. Una vez que un flujo se crea y habilita, se ejecuta en segundo plano, asegurando una ejecución consistente y oportuna sin intervención manual.

Los flujos sirven como plantillas que pueden ser activadas múltiples veces. Cada ejecución de un flujo se llama una Campaña, que representa una instancia específica del flujo de trabajo ejecutándose para un cliente o póliza en particular.

Cómo Acceder a los Flujos Automatizados

Para ver, crear o administrar los flujos de automatización de tu agencia:

1. Navega a Automatización en el menú de navegación izquierdo
2. Haz clic en Flujos Automatizados para ver la lista de todos los flujos en tu agencia
3. Desde aquí, puedes ver flujos existentes, habilitarlos/deshabilitarlos, editar sus configuraciones, o crear nuevos flujos personalizados desde cero
4. Para agregar rápidamente plantillas predefinidas, haz clic en el botón Select Template para elegir entre las plantillas de flujos proporcionadas por el sistema (aprende más en nuestro artículo Uso de Plantillas de Flujos del Sistema)

Flujos de Trabajo de Automatización Comunes

En el núcleo de nuestra plataforma se encuentra un motor de automatización versátil que simplifica una amplia gama de tareas. Ya sea gestionando el embudo de ventas, procesando solicitudes de datos, generando documentos o manejando firmas electrónicas, este motor te tiene cubierto. A continuación, se presentan algunos de los flujos de trabajo comunes que puedes aprovechar para maximizar la eficiencia y automatizar los procesos clave de tu agencia.

• Embudo de Ventas: Simplifica fácilmente tu embudo de ventas arrastrando y soltando prospectos en el Tablero de Ventas. Las campañas automatizadas se activan sin necesidad de seguimientos manuales. El motor de automatización gestiona todo, desde notificar a los agentes y enviar correos electrónicos o mensajes de texto hasta generar documentos, actualizar registros y crear tareas y recordatorios.
• Formularios de Prospectos: Automatiza el proceso de generación de prospectos integrando Formularios Web Personalizados en el sitio web de tu agencia. Cuando un prospecto llena un formulario, se activa un flujo de trabajo para crear un prospecto, notificar a un agente e incluso generar documentos. Las comunicaciones automatizadas garantizan una respuesta rápida y personalizada a cada prospecto.
• Expiraciones de Pólizas: Nunca vuelvas a olvidar una expiración de póliza. Cuando una póliza se acerca a su fecha de expiración, el motor de automatización envía recordatorios tanto al cliente como al agente, asegurando renovaciones a tiempo.
• Pagos Atrasados / Cancelaciones de Pólizas: Automatiza la gestión de pagos atrasados y cancelaciones de pólizas. Configura flujos de trabajo para monitorear los pagos, enviar recordatorios e iniciar procedimientos de cancelación, asegurando una gestión eficiente y oportuna de estas tareas.

Interacción Personalizada con los Clientes

La interacción personalizada es clave para construir relaciones sólidas con los clientes. El pipeline de automatización de nuestra plataforma facilita el envío de correos electrónicos, mensajes de texto o postales personalizados para ocasiones especiales como cumpleaños, ayudándote a conectar con los clientes de manera significativa.

Crear y Diseñar Flujos

Nuestro diseñador de flujos de arrastrar y soltar te pone en control total de tus flujos de trabajo de automatización. Con una interfaz visual simple e intuitiva, puedes crear fácilmente reglas, condiciones y acciones que satisfagan las necesidades específicas de tu agencia. No se requiere codificación ni desarrolladores externos—simplemente visualiza, conecta bloques, ajusta configuraciones y prueba tus flujos de trabajo automatizados.

Para crear un nuevo flujo personalizado:

1. Navega a Automatización → Flujos Automatizados desde el menú de navegación izquierdo
2. Haz clic en el botón Create New Pipeline
3. Usa el diseñador de arrastrar y soltar para agregar bloques de disparador (como "Iniciado por Agente", "Formulario Web Enviado", o "Fecha de Vencimiento de Póliza"), bloques de acción (como "Enviar Correo", "Generar PDF", "Crear Tarea"), y lógica condicional
4. Configura los ajustes de cada bloque, como plantillas de correo electrónico, plantillas de documentos, o mapeos de datos
5. Guarda tu flujo y habilítalo cuando estés listo para comenzar a automatizar

Además, para agencias que buscan un inicio rápido, nuestra plataforma ofrece una gama de plantillas de flujos del sistema predefinidas que cubren flujos de trabajo comunes, como seguimientos de ventas, renovaciones de pólizas, campañas de bienvenida y solicitudes de cancelación. Estas plantillas proporcionan una solución lista para usar que puedes habilitar y personalizar según sea necesario. Para más detalles sobre el uso de plantillas del sistema, consulta nuestro artículo Uso de Plantillas de Flujos del Sistema.

Rastrear Ejecuciones de Flujos

Una vez que tus flujos están activos, puedes monitorear sus ejecuciones (campañas) en tiempo real. Cada vez que un flujo se activa, crea una campaña que rastrea el progreso de esa instancia específica del flujo de trabajo. Para aprender cómo ver detalles de campañas, rastrear la interacción del cliente y analizar registros de ejecución, consulta nuestro artículo Comprender las Campañas Automatizadas.

Vista del diseñador

Mira el video a continuación para un tutorial paso a paso: