Compartir Formularios Web Privadamente o Públicamente

Los formularios web en Taino Solutions ofrecen opciones flexibles para recopilar información, ya sea que desees recolectar datos de clientes específicos o hacer que el formulario esté disponible para uso público. Dependiendo del propósito del formulario, puedes elegir entre dos opciones principales de compartición: compartición privada y compartición pública. En esta guía, explicaremos cómo compartir formularios de manera pública y privada, y cómo gestionar las presentaciones de formularios recibidos.

Formularios Web Públicos

Los formularios públicos son ideales cuando necesitas recopilar presentaciones de un público más amplio, como para la generación de prospectos o solicitudes de servicio. Estos formularios se pueden compartir a través de un enlace público o incrustar directamente en tu sitio web. El código de incrustación te permite agregar fácilmente el formulario al sitio web de tu agencia, permitiendo a los clientes o prospectos enviar su información directamente a través de tu página. Esta es una forma sencilla y efectiva de integrar formularios web en tu sitio web para la recolección masiva de datos.

Navega a /Administración/Personalizaciones/Formularios Plantillas/Formularios Web, donde encontrarás una lista de todas las plantillas de formularios web. Desde esta página, puedes crear nuevos formularios web, editar los existentes o acceder al enlace público y al código de incrustación para cada formulario. El código de incrustación se puede copiar e insertar en cualquier página web de tu sitio, haciendo que el formulario sea accesible para todos los visitantes. Este enfoque garantiza una recolección de datos sin problemas, manteniendo el control sobre cómo se muestra el formulario en tu sitio.

Formularios Web Privados

Los formularios privados son más adecuados para solicitudes específicas e individuales, como actualizaciones de pólizas o solicitudes de endosos. Estos formularios se comparten directamente con un cliente o titular de póliza a través de correo electrónico o SMS. Para compartir un formulario de manera privada, sigue estos pasos:

Desde el registro del cliente o póliza, ve a /Documentos/Formularios Web. Aquí puedes generar un nuevo formulario basado en una plantilla existente. Una vez generado, puedes compartir el formulario de manera privada con el cliente por correo electrónico o SMS. Este método garantiza que el formulario se envíe de forma segura al destinatario previsto y es ideal para recopilar información sensible o personalizada.

Gestión de Formularios Web Recibidos

Una vez que los formularios se comparten y envían, los agentes pueden gestionar los formularios recibidos a través de la plataforma. Todas las presentaciones de formularios, independientemente de cómo se compartan (pública o privadamente), se almacenan en el menú /Formularios/Formularios Web.

Para los formularios enviados a través de un enlace público o formulario incrustado, estos se encontrarán en el submenú /Formularios/Formularios Web/Formularios Públicos. Esta sección es fundamental ya que almacena todas las presentaciones de prospectos o clientes a través de formularios públicos. Desde aquí, los agentes pueden revisar los datos y generar nuevos registros de prospectos o asociar las presentaciones con los registros de clientes existentes. Esta funcionalidad simplifica el proceso de gestión de nuevos prospectos o actualizaciones de clientes provenientes de presentaciones de formularios públicos.

Mapeo de Datos y Creación Automática de Registros

Uno de los beneficios clave de los formularios web en Taino Solutions es la capacidad de mapear los campos del formulario directamente a los registros de clientes o pólizas a través de mapeos de datos. Ya sea que el formulario se comparta de manera pública o privada, los agentes pueden configurar mapeos de campos para crear automáticamente nuevos registros o actualizar los existentes. Esto garantiza que no se requiera la entrada manual de datos y que toda la información recibida se vincule correctamente a los registros apropiados en el sistema.

Para más detalles sobre cómo utilizar los mapeos de datos para crear o actualizar registros, consulta esta guía.

Conclusión

Ya sea que elijas compartir formularios de manera privada con clientes específicos o públicamente a través de un sitio web, la función de formularios web en Taino Solutions te proporciona la flexibilidad para recopilar y gestionar datos de manera eficiente. Al aprovechar plantillas personalizables, opciones de compartición pública y privada, y la creación automática de registros a través de mapeos de datos, los agentes pueden optimizar sus flujos de trabajo y garantizar una recolección de datos precisa.