Mapeo de Campos de Datos en Plantillas de Formularios

Nota: Este artículo cubre los mapeos de datos — la función que conecta los campos de un formulario con información del cliente, póliza y otros registros para que los formularios se completen automáticamente. Aplica tanto a Plantillas de Formularios PDF como a Plantillas de Formularios Web.

¿Qué son los Mapeos de Datos?

Los mapeos de datos son las conexiones que estableces entre un campo de un formulario y una pieza de información ya almacenada en el sistema — como el nombre de un cliente, la fecha de vigencia de una póliza, o el teléfono de tu agencia. Una vez que un campo está mapeado, el sistema lo completa automáticamente cuando se genera el formulario, sin necesidad de escribir esa información manualmente cada vez.

Ya sea que estés diseñando una Plantilla de Formulario PDF (como un certificado o documento de seguro) o una Plantilla de Formulario Web (como un formulario de datos o actualización), el proceso de mapeo funciona a través de la misma interfaz: el panel de Selección de Mapeo de Datos.

Entendiendo las "Áreas" — ¿Qué se puede mapear?

Al configurar un mapeo de datos, eliges de qué parte del sistema debe tomar la información ese campo. Estas secciones se llaman Áreas. Las 7 áreas disponibles son: Cliente, Póliza, Aseguradora, Oficina, Agente, Agencia y Fecha y Hora. Para ver la lista completa de campos disponibles en cada área, consulta la sección de Referencia Rápida más abajo.

Cada área contiene una lista de campos estándar disponibles para todos los usuarios. Además, las áreas de Cliente y Póliza también muestran los Campos Personalizados que tu agencia haya creado, identificados con la etiqueta Personalizado para que sean fáciles de reconocer.

Consejo: Los Campos Personalizados son los campos adicionales que tu agencia definió más allá de los campos estándar del sistema — por ejemplo, "VIN del vehículo," "Idioma preferido" o "Fuente de referido." Aparecen al final de las listas de campos de Cliente y Póliza, separados por una línea divisoria.

Cómo Mapear un Campo en una Plantilla de Formulario PDF

Los mapeos de datos para formularios PDF se configuran directamente dentro del Diseñador de PDF, disponible al editar una Plantilla de Formulario PDF en Administración → Personalizaciones → Plantillas de Formularios → Formularios PDF.

Paso 1: Activar el Interruptor de Mapeo

Antes de poder mapear campos haciendo clic en ellos, necesitas activar el interruptor de Mapeo de Datos. Búscalo en la parte superior derecha, sobre el editor PDF — está etiquetado como Mapeo de Datos. Cuando el interruptor está activado (se muestra en naranja/amarillo), hacer clic en cualquier campo del PDF abrirá automáticamente el selector de mapeo. Cuando está desactivado (OFF), hacer clic en un campo solo lo selecciona para fines de diseño (posicionar, redimensionar) sin abrir el panel de mapeo.

En esta misma área también está visible el botón rojo Anular todos los Mapeos. Este botón elimina todos los mapeos configurados en la plantilla en una sola acción — úsalo cuando quieras empezar los mapeos desde cero. Consulta la sección Eliminar Mapeos más abajo para más detalles.

Interruptor Mapeo de Datos y botón Anular todos los Mapeos en el Diseñador de PDF

Paso 2: Hacer Clic en un Campo para Abrir el Panel de Mapeo

Con el interruptor activado, haz clic en cualquier campo de texto, casilla de verificación u otro campo del PDF. Se abrirá el panel de Selección de Mapeo de Datos. En la parte superior del panel verás un banner de información que confirma qué hacen los mapeos: cada vez que se genere el formulario, los valores mapeados se completarán automáticamente. Debajo, el panel se divide en dos columnas — Areas a la izquierda y Campos a la derecha.

Panel Selección de Mapeo de Datos mostrando el área Cliente seleccionada y los campos listados a la derecha

Paso 3: Elegir un Área y Seleccionar un Campo

En el lado izquierdo del panel verás la lista de Áreas (Cliente, Póliza, Aseguradora, Oficina, Agente, Agencia, Fecha y Hora). Haz clic en el área que contiene el dato que quieres mostrar en este campo. En el lado derecho, aparecerán los campos disponibles para esa área. Los campos estándar se muestran primero; los Campos Personalizados de tu agencia aparecen debajo de la línea divisoria, cada uno marcado con la etiqueta Personalizado.

Haz clic en el campo que quieres mapear. El panel se cierra automáticamente y un marcador de posición — como [CustomerFirstName] o [PolicyNumber] — aparece dentro del campo del PDF, confirmando que el mapeo fue configurado.

Panel Selección de Mapeo de Datos con scroll mostrando campos personalizados con etiqueta Personalizado debajo de los campos estándar

Paso 4: Verificar los Mapeos en Todo el Formulario

Una vez que comienzas a mapear campos, es útil ver el panorama completo. Con el interruptor Mapeo de Datos activado, cada campo mapeado muestra su marcador de posición directamente dentro del campo del PDF. Por ejemplo, una sección del formulario puede mostrar:

[PolicyNumber] — el número de póliza del registro
[CustomerFullName] — el nombre completo del asegurado
[CustomerDateOfBirth] — la fecha de nacimiento del asegurado
[CustomerFullAddress] — la dirección completa de correspondencia del asegurado
[CustomerMobilePhone] — el teléfono móvil del asegurado

Los campos sin mapeo permanecen en blanco. Desplázate por todo el formulario para revisar cada sección — cualquier campo que muestre su etiqueta original o esté vacío todavía necesita un mapeo (o se deja intencionalmente para llenado manual).

Editor de Formulario PDF mostrando marcadores de posición como [PolicyNumber], [CustomerFullName], [CustomerDateOfBirth] y [CustomerFullAddress] dentro de los campos mapeados

Eliminar un Mapeo

Hay dos formas de eliminar mapeos, según lo que necesites:

Eliminar el mapeo de un solo campo: Asegúrate de que el interruptor Mapeo de Datos esté activado, luego haz clic en el campo específico cuyo mapeo quieres eliminar. Se abrirá el panel de mapeo. En la parte inferior del panel, haz clic en el botón rojo Anular Mapeo. El marcador de posición se eliminará de ese campo y la conexión con los datos del sistema quedará removida — sin afectar ningún otro campo mapeado.
Eliminar todos los mapeos a la vez: Haz clic en el botón rojo Anular todos los Mapeos en la esquina superior derecha de la tarjeta del PDF (visible sobre el editor, junto al interruptor de Mapeo de Datos). Esto elimina cada mapeo de datos de toda la plantilla en una sola acción. Úsalo cuando quieras remapear todo el formulario desde cero.

Atención: Limpiar los mapeos solo elimina las conexiones entre los campos y los datos del sistema — no borra los campos del PDF. El diseño de tu formulario se mantiene intacto; solo se elimina el comportamiento de auto-completado.

Cómo Mapear un Campo en una Plantilla de Formulario Web

Los mapeos en formularios web se gestionan desde la tarjeta de campo en el canvas del Diseñador de Formularios Web. Ve a Administración → Personalizaciones → Plantillas de Formularios → Formularios Web, abre o crea una plantilla, y agrega tus campos con el diseñador de arrastrar y soltar. Así se ve cada estado:

1. Campo recién agregado al canvas

Cuando se agrega un campo al canvas, la tarjeta muestra la etiqueta del campo, su descripción y el área de entrada. Aún no tiene mapeo configurado.

Tarjeta del campo Primer Nombre recién agregada al canvas, mostrando el campo sin mapeo configurado

2. Hover para ver el botón de mapeo

Al pasar el cursor sobre la tarjeta, aparecen dos botones de acción a la derecha: un ícono de mapeo de color morado y un botón rojo de eliminar. Haz clic en el botón morado para abrir el panel de Selección de Mapeo de Datos — el mismo que se usa en los formularios PDF. Selecciona el área y el campo como se describió anteriormente.

Tarjeta de campo con hover mostrando el botón de mapeo morado y el botón de eliminar rojo

3. Campo con mapeo configurado

Una vez configurado el mapeo, la tarjeta muestra una etiqueta morada "Mapeado a:" con el marcador de posición exacto — por ejemplo, Mapeado a: [CustomerFirstName]. Esto permite verificar de un vistazo qué dato está conectado a cada campo.

Tarjeta de campo mostrando la etiqueta 'Mapeado a: [CustomerFirstName]' después de configurar el mapeo

4. Hover sobre un campo mapeado para eliminar el mapeo

Al pasar el cursor sobre un campo que ya tiene mapeo, el botón morado cambia a la acción UnMap. Al hacer clic, se elimina el mapeo de ese campo sin borrarlo del formulario.

Tarjeta de campo mapeado con hover mostrando el botón UnMap para eliminar el mapeo

Nota sobre Mapeos en Formularios Web: En los formularios web, los mapeos tienen dos propósitos: pre-llenan los campos cuando el formulario se genera para un cliente o póliza existente, y permiten que los datos enviados actualicen registros o creen nuevos automáticamente. Esto hace que los mapeos en formularios web sean aún más potentes que en los PDF.

¿Qué Ocurre Cuando se Genera un Formulario?

Una vez que se genera un formulario para un cliente o póliza específico, el sistema revisa cada campo mapeado y reemplaza el marcador por el dato real de ese registro. Por ejemplo:

Un campo mapeado a Cliente → Nombre mostrará el nombre real del cliente
Un campo mapeado a Póliza → Fecha de Vigencia mostrará la fecha de inicio de esa póliza
Un campo mapeado a Fecha y Hora → Fecha de Creación mostrará la fecha de hoy en el momento de generar el formulario
Un campo mapeado a un Campo Personalizado (por ejemplo, "VIN del Vehículo") mostrará el valor de ese campo en el registro del cliente o póliza

Los campos sin mapeo se quedarán en blanco y podrán completarse manualmente al momento de la generación.

Referencia Rápida: Campos Disponibles por Área

Cliente

Nombre del campo	Marcador de posición
Número de cliente	`[CustomerNumber]`
Nombre completo	`[CustomerFullName]`
Nombre	`[CustomerFirstName]`
Apellido	`[CustomerLastName]`
Nombre de empresa	`[CustomerCompanyName]`
DBA de empresa	`[CustomerDBA]`
FEIN	`[CustomerFEIN]`
Género	`[CustomerGender]`
Estado civil	`[CustomerMaritalStatus]`
Fecha de nacimiento	`[CustomerDateOfBirth]`
Nombre de oficina	`[CustomerOfficeName]`
Correo electrónico	`[CustomerEmail]`
Teléfono móvil	`[CustomerMobilePhone]`
Consentimiento SMS	`[CustomerMobilePhoneSmsConsent]`
Teléfono trabajo	`[CustomerWorkPhone]`
Fax	`[CustomerFax]`
Sitio web	`[CustomerWebsite]`
SSN	`[CustomerSSN]`
Licencia de conducir	`[CustomerDriverLicense]`
Estado de licencia	`[CustomerDriverLicenseState]`
Dirección personal completa	`[CustomerFullAddress]`
Calle personal 1	`[CustomerAddressStreet1]`
Calle personal 2	`[CustomerAddressStreet2]`
Ciudad personal	`[CustomerAddressCity]`
Estado personal	`[CustomerAddressState]`
Código postal personal	`[CustomerAddressZipCode]`
País personal	`[CustomerAddressCountry]`
Dirección comercial completa	`[CustomerFullBusinessAddress]`
Calle comercial 1	`[CustomerBusinessAddressStreet1]`
Calle comercial 2	`[CustomerBusinessAddressStreet2]`
Ciudad comercial	`[CustomerBusinessAddressCity]`
Estado comercial	`[CustomerBusinessAddressState]`
Código postal comercial	`[CustomerBusinessAddressZipCode]`
País comercial	`[CustomerBusinessAddressCountry]`
+ cualquier Campo Personalizado definido para Clientes

Póliza

Nombre del campo	Marcador de posición
Número de póliza	`[PolicyNumber]`
Fecha de vigencia	`[PolicyEffectiveDate]`
Fecha de vencimiento	`[PolicyExpirationDate]`
Fecha de cancelación	`[PolicyCancellationDate]`
Día de pago	`[PolicyPaymentDueDay]`
Aseguradora	`[PolicyCarrierName]`
Tipo de negocio	`[PolicyBusinessType]`
Oficina	`[PolicyOfficeName]`
Descripción	`[PolicyDescription]`
Nombre del producto	`[PolicyProductName]`
Plazo	`[PolicyTerm]`
Línea de negocio	`[PolicyLineOfBusinesses]`
Prima base	`[PolicyPremiumAmount]`
Prima total (monto final a pagar)	`[PolicyPremiumAmountTotal]`
+ cualquier Campo Personalizado definido para Pólizas

Aseguradora

Nombre del campo	Marcador de posición
Nombre	`[PolicyCarrierName]`
Calle	`[PolicyCarrierAddressStreet1]`
Calle 2	`[PolicyCarrierAddressStreet2]`
Ciudad	`[PolicyCarrierAddressCity]`
Estado	`[PolicyCarrierAddressState]`
Código postal	`[PolicyCarrierAddressZipCode]`
País	`[PolicyCarrierAddressCountry]`
Correo electrónico	`[PolicyCarrierEmail]`
Código NAIC	`[PolicyCarrierNAIC]`

Oficina

Nombre, DBA, TIN, Zona horaria, Teléfono, Fax
Dirección (completa, calle, ciudad, estado, código postal, país)

Agente

Nombre, Apellido, Nombre completo, Correo electrónico, Teléfono trabajo, Teléfono móvil

Agencia

Nombre de agencia, URL del sitio web
Dirección (completa, calle, ciudad, estado, código postal, país)

Fecha y Hora

Fecha de creación (completa), Año, Número de mes, Nombre de mes
Número de día, Nombre del día de la semana, Hora de creación

Preguntas Frecuentes

Sí. Puedes mapear múltiples campos PDF al mismo origen de datos. Por ejemplo, puedes mapear tanto un campo de encabezado como un área de firma a Cliente → Nombre Completo — ambos se llenarán con el mismo nombre del cliente al generar el formulario.

Si el campo mapeado no tiene valor en el registro del cliente o póliza, simplemente aparecerá en blanco en el formulario generado. No mostrará un error — el campo quedará vacío y podrás completarlo manualmente si es necesario.

Los campos personalizados solo aparecen en las áreas de Cliente y Póliza. Si estás buscando en otra área (como Agente u Oficina), los campos personalizados no están disponibles ahí. Además, asegúrate de que los campos personalizados hayan sido creados primero en Administración → Personalizaciones → Campos Personalizados. Una vez creados, aparecerán al final de las listas de campos de Cliente o Póliza con la etiqueta "Custom".

Las plantillas de TainoSign utilizan un tipo diferente de campo — marcadores de firma e iniciales para firmantes — en lugar de mapeos de datos para auto-completar información del cliente. Para plantillas de firma electrónica, consulta el artículo Diseñando Plantillas de Firma Electrónica con TainoSign.

El mapeo se almacena por el ID interno del campo personalizado, no por su nombre visible. Así que si renombras un campo personalizado (por ejemplo, de "VIN del Vehículo" a "Número VIN"), el mapeo continuará funcionando y tomará el dato correcto. La etiqueta del marcador mostrada en el diseñador puede seguir mostrando el nombre anterior hasta que vuelvas a abrir y guardar la plantilla.