Automatización de la Recolección de Datos

Aprende cómo automatizar todo el proceso de recolección de datos utilizando formularios web personalizados con pautas de automatización. Esta guía explica cómo generar y compartir formularios con los clientes, mapear los datos enviados a los registros de clientes y pólizas, y generar automáticamente documentos PDF personalizados. Además, desencadena flujos de trabajo de firmas electrónicas, asegurando un procesamiento eficiente y preciso de principio a fin.

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Jorge Vera
  • 6 months ago
  • Publicado

Diseño y Compartición de Formularios Web Personalizados

Diseñar un formulario web es fácil con nuestro constructor de formularios de arrastrar y soltar. Puedes personalizar los campos para recopilar exactamente la información que necesitas. Por ejemplo, imagina un formulario de solicitud de cotización incrustado en tu sitio web donde los prospectos pueden enviar sus datos para una cotización. También puedes diseñar formularios de soporte o de solicitud, facilitando que los usuarios se comuniquen con tu agencia.

Una vez que el formulario es creado y compartido, ya sea en tu sitio web o mediante un enlace directo, se convierte en parte de un proceso automatizado más amplio. Las tuberías de automatización de nuestra plataforma están diseñadas para monitorear las presentaciones de estos formularios y desencadenar acciones basadas en el propósito del formulario y los datos recopilados.

Automatización de Flujos de Trabajo Después de la Presentación del Formulario

Cuando un prospecto o cliente envía un formulario, el sistema puede desencadenar automáticamente una campaña para garantizar respuestas oportunas. Por ejemplo, si un prospecto envía un formulario público—como una solicitud de cotización incrustada en tu sitio web—la plataforma puede automáticamente:

  • Crear un Registro de Prospecto: Los detalles enviados se utilizan para crear un nuevo registro de prospecto en el sistema, agilizando el proceso de captura y gestión de clientes potenciales.
  • Generar un Documento PDF: El sistema genera automáticamente un documento basado en los datos recopilados. Esto podría ser una cotización, un acuse de recibo o cualquier otro documento que el agente necesite enviar al prospecto.
  • Crear Tareas o Recordatorios: Se genera una tarea o recordatorio para el agente, notificándole que debe dar seguimiento a la solicitud. Esto asegura que los agentes estén al tanto de las solicitudes entrantes y respondan de manera oportuna.
  • Enviar un Correo Electrónico Automatizado con Adjuntos: Se puede enviar automáticamente un correo electrónico al prospecto, reconociendo la recepción del formulario e incluyendo el documento generado como un archivo adjunto. Este correo electrónico también puede contener información promocional, ayudando a crear una impresión positiva mientras se proporciona la información solicitada.

Casos de Uso Avanzados: Endosos y Generación de Documentos

La recopilación de datos automatizada no se limita a las consultas de prospectos. Un caso de uso poderoso implica enviar formularios web directamente a los clientes para solicitudes específicas, como una solicitud de endoso. Un agente puede compartir un enlace al formulario con un cliente, permitiéndole proporcionar la información necesaria.

Tan pronto como se envía el formulario, el sistema puede generar automáticamente un documento PDF con los datos capturados, listo para la firma del cliente. El cliente recibirá entonces otro correo electrónico con un enlace al documento, donde podrá firmarlo electrónicamente. Todo esto sucede automáticamente, reduciendo la entrada manual y agilizando el proceso tanto para el agente como para el cliente.

Ejemplo de un flujo de trabajo automatizado desencadenado por la presentación de un formulario público: Creación de un registro de prospecto, generación de un PDF y envío de un correo electrónico con el documento adjunto
Automated Data Collection Workflow

Conclusión

Automatizar la recopilación de datos con formularios web personalizados no solo mejora la eficiencia, sino que también aumenta el compromiso del cliente. Al automatizar tareas como la generación de documentos, respuestas por correo electrónico y asignación de tareas, tu agencia puede proporcionar un servicio más rápido y preciso mientras también promueve tus productos y servicios. Ya sea para una solicitud de cotización, una consulta de soporte o una solicitud de endoso de un cliente, las posibilidades de automatización son infinitas, y el proceso es fluido de principio a fin.

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