Crear o Actualizar Registros a partir de Formularios Web

Aprende cómo gestionar las presentaciones de formularios web para crear o actualizar automáticamente los registros de clientes y pólizas. Esta guía cubre cómo manejar los formularios entrantes, tanto públicos como privados, y utilizar mapeos de datos para una gestión de registros fluida.

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Juliana Menendez
  • 1 year ago
  • Publicado

Creación o Actualización de Registros desde Formularios Web

Taino Solutions permite a los agentes crear nuevos registros o actualizar los existentes de manera eficiente utilizando los datos recopilados a través de formularios web. Ya sea que los formularios se envíen a través de enlaces públicos o se compartan de manera privada con clientes específicos, la plataforma agiliza el proceso de gestión de datos entrantes mediante mapeos de datos. Esta guía te mostrará cómo manejar las presentaciones de formularios web tanto públicos como privados.

Procesamiento de Formularios Web Públicos

Cuando se envía un formulario web público, ya sea a través de un enlace público o un formulario incrustado en tu sitio web, las presentaciones se almacenan en el menú /Formularios/Formularios Web/Formularios Públicos. Así es como puedes gestionar estas presentaciones:

  1. Navega a /Formularios/Formularios Web/Formularios Públicos en el menú principal.
  2. Verás una lista de todas las presentaciones de formularios públicos.
  3. Selecciona una presentación para revisar los datos proporcionados.

Desde aquí, tienes la opción de:

  • Crear un nuevo registro de cliente o prospecto utilizando los datos enviados.
  • Asociar la presentación a un cliente existente para actualizar sus registros.

Gracias a los mapeos de datos configurados durante la creación de la plantilla del formulario, el sistema sabe qué campos corresponden a qué puntos de datos en tus registros. Esto asegura que toda la información se capture y almacene con precisión.

Sección de Formularios Públicos: Gestionar presentaciones y crear o actualizar registros
Gestionando presentaciones de formularios públicos
Gestionando presentaciones de formularios públicos

Procesamiento de Formularios Web Privados

Para los formularios que se compartieron de manera privada con clientes específicos, las presentaciones están vinculadas directamente al registro del cliente o de la póliza. Así es como puedes procesar estas presentaciones:

  1. Navega a la página específica del Cliente o Póliza.
  2. Ve a /Documentos/Formularios Web para ver la lista de formularios asociados con ese cliente o póliza.
  3. Selecciona el formulario enviado para revisar los datos.

Para actualizar los registros del cliente o de la póliza con los nuevos datos:

  • Haz clic en el botón Mapear Datos o Actualizar Registros.
  • El sistema actualizará automáticamente los registros existentes utilizando los mapeos de datos configurados en la plantilla del formulario.

Este proceso elimina la necesidad de ingresar datos manualmente, garantizando precisión y ahorrando tiempo.

Formularios Web Privados: Actualizar registros de clientes o pólizas con los datos enviados
Gestionando presentaciones de formularios privados

Entendiendo los Mapeos de Datos

Los mapeos de datos son esenciales para automatizar el proceso de creación o actualización de registros desde las presentaciones de formularios web. Al diseñar tus plantillas de formularios web, puedes mapear cada campo del formulario a un campo correspondiente en los registros de clientes o pólizas. Este mapeo garantiza que cuando se envíe un formulario, los datos se almacenen exactamente en el lugar adecuado dentro del sistema.

Para obtener más información sobre cómo configurar los mapeos de datos, consulta esta guía sobre el diseño de formularios web personalizados.

Flujos de Trabajo Automatizados y Pipelines

Además, si tienes pipelines automatizados configurados para activarse al recibir presentaciones de formularios, estos flujos de trabajo se activarán una vez recibido el formulario. La automatización puede encargarse de tareas como:

  • Crear tareas o recordatorios para acciones de seguimiento.
  • Enviar notificaciones o correos electrónicos a los miembros del equipo.
  • Generar documentos basados en los datos enviados.
  • Actualizar registros con nueva información automáticamente.

Estas automatizaciones mejoran aún más la eficiencia al encargarse de tareas rutinarias sin intervención manual.

Conclusión

Al utilizar de manera efectiva los formularios web y los mapeos de datos en Taino Solutions, los agentes pueden agilizar el proceso de recopilación y procesamiento de datos de clientes. Ya sea gestionando nuevos prospectos a través de formularios públicos o actualizando registros de clientes existentes mediante formularios privados, la plataforma garantiza que toda la información se capture con precisión e integre en tus flujos de trabajo.

Mira el video a continuación para un tutorial paso a paso:

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