Diseñando Plantillas de Firma Electrónica con TainoSign

Aprende a diseñar y crear plantillas de firma electrónica en TainoSign para agilizar el proceso de firma de documentos y preparar flujos de trabajo automatizados.

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Juliana Menendez
  • 1 year ago
  • Publicado

En Taino Solutions, puedes encontrar la sección de Plantillas navegando a Firma Electrónica -> Plantillas en el menú de la izquierda. Desde aquí, verás una lista de plantillas existentes disponibles para tu agencia.

Página de Detalles de Plantilla

Las plantillas de firma electrónica se pueden crear de dos maneras:

  • Desde una plantilla de formulario PDF existente – Selecciona un documento PDF preexistente que ya tenga definidos los mapeos de campos. Aprende más sobre cómo crear plantillas de formularios PDF personalizados y definir los mapeos de campos aquí.
  • Subir un nuevo archivo – Sube un nuevo documento PDF sin ningún mapeo de campos preexistente.

Ambas opciones siguen el mismo flujo de trabajo para crear una plantilla de firma electrónica, que incluye dos pasos principales:

Paso 1: Ingresar los Detalles de la Plantilla

Una vez que selecciones o subas el documento, serás dirigido a la página de Detalles de la Plantilla. Aquí, debes proporcionar información esencial sobre la plantilla:

  • Nombre – Asigna un nombre a la plantilla para una fácil identificación.
  • Descripción – Proporciona una breve descripción del propósito de la plantilla.
  • Máximo No. de firmantes permitidos – Define cuántos firmantes se esperan para este documento. Se generarán campos asignados según este número.
  • Tipo de Documento – Especifica el tipo de documento. Ejemplos incluyen Acuerdos y documentos Relacionados con Pólizas.
Página de Detalles de Plantilla

Paso 2: Diseñar el Documento para Firma Electrónica

Después de ingresar los detalles de la plantilla, serás llevado a la pantalla de diseño del documento. Aquí es donde puedes agregar campos de firma y otros elementos necesarios para la firma electrónica.

  • Si seleccionaste una Plantilla de Formulario PDF Existente, el documento ya tendrá mapeos de campos definidos. Estos mapeos incluyen campos para datos del cliente y de la póliza, garantizando que el documento esté pre-rellenado con precisión. Estarán disponibles tanto las plantillas proporcionadas por el sistema como las plantillas personalizadas creadas por tu agencia.
  • Si Subiste un PDF desde el Ordenador, el proceso será el mismo, pero sin mapeos de campos predefinidos.

Utiliza la interfaz de arrastrar y soltar para colocar los campos de firma, iniciales, fechas y otros elementos donde sean necesarios. Si el documento espera múltiples firmantes, se generarán campos para cada uno. Por ejemplo, puedes diseñar campos para hasta tres firmantes. Si solo se requiere un firmante al generar el documento, los campos no utilizados permanecerán ocultos.

Diseñador de Documentos para Firma Electrónica

Una vez que los campos estén colocados, guarda la plantilla. Estará disponible para su uso en toda la agencia.

Beneficios de Usar Plantillas

Utilizar plantillas de firma electrónica en Taino Solutions ofrece varias ventajas para tu agencia:

  • Evitar Trabajo Repetitivo – Al usar plantillas, los agentes evitan rediseñar documentos de firma electrónica (por ejemplo, agregar campos de firma) cada vez que necesitan enviar uno. Esto ahorra tiempo y esfuerzo significativos.
  • Eficiencia Basada en Automatización – Las plantillas pueden integrarse con los Flujos de Trabajo Automatizados. Los documentos pueden generarse según eventos específicos, enviarse a los clientes como parte de flujos automatizados y devolverse con firmas para activar acciones posteriores, todo sin intervención manual.
  • Consistencia y Precisión – Las plantillas garantizan un formato y una ubicación de campos consistentes en todos los documentos, reduciendo errores y mejorando la apariencia profesional de los documentos firmados electrónicamente.
  • Procesos Más Rápidos – Con plantillas predefinidas, los documentos pueden enviarse para firma en segundos, acelerando los flujos de trabajo y las respuestas de los clientes.

¿Qué Sigue?

Ahora que tu plantilla de firma electrónica está lista, puedes usarla para generar documentos electrónicos rápidamente en Taino Solutions. Para aprender cómo usar una plantilla existente, consulta el artículo Usando Plantillas de Firma Electrónica con TainoSign.

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