¿Qué Son las Campañas Automatizadas?
Mientras que los Flujos Automatizados sirven como plantillas o diseños para tus flujos de trabajo de automatización, las Campañas Automatizadas son las instancias en ejecución de esos flujos. Piensa en los flujos como recetas y las campañas como las comidas que estás cocinando—cada campaña representa una ejecución específica de un flujo para un cliente o póliza en particular.
Las campañas rastrean el progreso en tiempo real de los flujos de trabajo automatizados, mostrándote exactamente qué acciones se han completado, qué se está ejecutando actualmente y qué viene después. También proporcionan métricas valiosas de interacción, como si los clientes hicieron clic en enlaces de correos electrónicos o mensajes SMS, ayudándote a medir la efectividad de tus comunicaciones automatizadas.
Dónde Encontrar las Campañas
Puedes ver y administrar campañas desde múltiples ubicaciones en la plataforma, dependiendo de si necesitas una vista específica de cliente, de póliza, o una visión global de todas las campañas ejecutándose en tu agencia.
Campañas a Nivel de Cliente
Para ver todas las campañas asociadas con un cliente específico:
- Busca un cliente usando el cuadro de búsqueda en el encabezado superior, o navega a Clientes desde el menú de navegación izquierdo
- Haz clic en el nombre de un cliente para abrir su página de detalles
- Selecciona la pestaña Campañas para ver todas las campañas automatizadas que se han iniciado para este cliente
Esta vista muestra campañas que fueron activadas manualmente por un agente o iniciadas automáticamente basadas en eventos relacionados con el cliente (como la creación de un nuevo cliente, recordatorios de cumpleaños, o actualizaciones de datos del cliente).
Campañas a Nivel de Póliza
Para ver campañas específicas de una póliza:
- Navega a Pólizas desde el menú de navegación izquierdo y busca una póliza, o abre una página de Detalles del Cliente y haz clic en el botón Policies en la parte superior para ver las pólizas de ese cliente
- Haz clic en un número de póliza para abrir la página de detalles de la póliza
- Selecciona la pestaña Campañas para ver todas las campañas automatizadas relacionadas con esta póliza
Las campañas a nivel de póliza a menudo incluyen flujos de trabajo para renovaciones de pólizas, recordatorios de vencimiento, solicitudes de endosos, procesos de cancelación, y seguimientos de pagos. La lista de campañas también muestra métricas de interacción como clics de clientes en correos electrónicos o mensajes SMS, brindándote información sobre la interacción del cliente.
Registros de Ejecución Globales
Para una vista completa de todas las campañas ejecutándose en toda tu agencia:
- Navega a Automatización en el menú de navegación izquierdo
- Haz clic en Histórico de Ejecuciones para ver una lista completa de todas las ejecuciones de campañas
La página de Registros de Ejecución proporciona un panel centralizado donde puedes monitorear todas las campañas automatizadas a través de clientes y pólizas. Puedes filtrar por estado (En Ejecución, Completado, Detenido), buscar por nombre de cliente o póliza, y revisar métricas de rendimiento de campañas. Esto es particularmente útil para administradores que necesitan supervisar la actividad de automatización en toda la agencia.
Crear Campañas Manualmente
Mientras que muchas campañas inician automáticamente basadas en disparadores del sistema (como cambios de póliza, envíos de formularios web, o fechas programadas), también puedes iniciar campañas manualmente cuando sea necesario. Esto es especialmente útil para flujos de trabajo como solicitudes de endosos, cancelaciones de pólizas, o comunicaciones personalizadas que requieren la decisión de un agente para iniciarse.
El Concepto de "Iniciado por Agente"
No todos los flujos pueden iniciarse manualmente—solo aquellos específicamente diseñados con un bloque de activación "Iniciado por Agente". Esta elección de diseño asegura que los flujos construidos para disparadores automáticos (como envíos de formularios web o fechas de vencimiento de pólizas) no se inicien accidentalmente de forma manual, lo que podría causar confusión o duplicar flujos de trabajo.
Cuando creas una campaña manualmente, el sistema te muestra solo los flujos que tienen el disparador "Iniciado por Agente", dejando claro qué flujos de trabajo están destinados para ejecución manual versus activación automática.
Cómo Iniciar una Campaña Manualmente
Para iniciar manualmente una campaña desde una página de Cliente o Póliza:
- Abre la página de Detalles del Cliente o la página de Detalles de Póliza
- Haz clic en el botón Campañas ubicado en la parte superior de la página
- Dentro de la pestaña Campañas, haz clic en el botón verde Create Campaign
- El modal muestra una lista de flujos disponibles (tanto plantillas del sistema como flujos personalizados de la agencia) que tienen el disparador "Iniciado por Agente"—estos son los flujos de trabajo que puedes iniciar manualmente
- Selecciona el flujo que deseas ejecutar (por ejemplo, "Solicitud de Endoso" o "Solicitud de Cancelación de Póliza")
- Haz clic en Crear para iniciar la campaña inmediatamente para ese cliente o póliza
Una vez creada, la campaña comienza a ejecutarse según el diseño del flujo, enviando correos electrónicos, generando documentos, creando tareas, o realizando cualquier otra acción automatizada definida en el flujo de trabajo.
Rastrear el Progreso y la Interacción de la Campaña
Una de las características más poderosas de las campañas automatizadas es la capacidad de rastrear su progreso en tiempo real y medir la interacción del cliente con tus comunicaciones.
Estado de la Campaña
Cada campaña muestra un indicador de estado que refleja su situación actual:
- En Ejecución: La campaña se está ejecutando activamente y puede estar esperando retrasos programados, acciones del cliente, u otras condiciones
- Completado: Todos los pasos en la campaña se han ejecutado exitosamente, y el flujo de trabajo ha terminado
- Detenido: La campaña fue detenida manualmente por un agente o se detuvo automáticamente debido a un error o a que no se cumplió una condición
Seguimiento de Clics en Correos y SMS
Cuando las campañas envían correos electrónicos o mensajes SMS con enlaces, la plataforma rastrea automáticamente si los clientes hacen clic en esos enlaces. Estos datos de interacción aparecen directamente en la lista de campañas, mostrándote qué comunicaciones resonaron con los clientes y cuáles pueden necesitar mejoras.
Por ejemplo, si una campaña envía un correo electrónico de recordatorio de renovación de póliza con un enlace "Pagar Ahora", puedes ver si el cliente hizo clic en ese enlace. Esto te ayuda a entender el comportamiento del cliente y hacer el seguimiento apropiado—si hicieron clic pero no completaron el pago, un agente podría contactarlo para ofrecer asistencia.
Tiempos de Finalización
La lista de campañas también muestra cuándo cada campaña comenzó y cuándo se completó (o si todavía está en ejecución). Esta información te ayuda a entender cuánto tiempo tardan los flujos de trabajo en ejecutarse, identificar campañas que puedan estar atascadas, y asegurar un seguimiento oportuno en flujos de trabajo sensibles al tiempo como cancelaciones de pólizas o solicitudes de endosos.
Ver Detalles e Historial de la Campaña
Para ver exactamente qué sucedió durante la ejecución de una campaña, puedes abrir la vista de detalles de la campaña, que proporciona un diagrama visual del flujo de trabajo y un registro detallado del historial.
Diagrama de Ejecución
Cuando haces clic en una campaña desde la pestaña Campaigns o Registros de Ejecución, se abre un modal mostrando el diagrama de ejecución. Este diagrama muestra:
- Todos los pasos en el flujo (bloques de activación, acciones, condiciones, retrasos)
- Qué pasos se han completado (marcados con marcas de verificación o indicadores de progreso)
- Qué paso se está ejecutando actualmente (resaltado o marcado como en progreso)
- Qué pasos están pendientes o aún no se han alcanzado
El diagrama visual facilita entender dónde se encuentra la campaña en su flujo de trabajo y solucionar problemas si una campaña se detiene inesperadamente.
Pestaña History
La pestaña History dentro del modal de detalles de campaña proporciona un registro cronológico de cada acción que la campaña ha tomado. Esto incluye:
- Cuándo cada paso comenzó y se completó
- Detalles sobre correos electrónicos enviados (a quién, línea de asunto, estado de entrega)
- Documentos generados (nombres de PDF, enlaces para verlos)
- Tareas o recordatorios creados (asignados a qué agente, fechas de vencimiento)
- Actualizaciones de registros (campos cambiados, valores antiguos, valores nuevos)
- Cualquier error o advertencia encontrada durante la ejecución
El registro del historial es invaluable para la solución de problemas, auditoría, y comprensión exacta de qué acciones automatizadas ocurrieron para cada cliente o póliza.
Conclusión
Las Campañas Automatizadas te brindan visibilidad y control completo sobre tus ejecuciones de flujos de trabajo. Al entender dónde encontrar campañas, cómo iniciarlas manualmente cuando sea necesario, y cómo rastrear su progreso e interacción con los clientes, puedes maximizar la efectividad de tu estrategia de automatización.
Para aprender más sobre cómo crear y diseñar los flujos que impulsan tus campañas, consulta nuestra guía de Flujos Automatizados. Para casos de uso específicos como la automatización de ventas, revisa nuestro artículo de Automatización de Ventas. Y si buscas soluciones predefinidas, explora nuestras Plantillas de Flujos del Sistema que puedes habilitar y personalizar para tu agencia.