Bloques de Construcción para Automatización

Los flujos automatizados se construyen utilizando una interfaz visual de arrastrar y soltar donde combinas diferentes tipos de bloques para crear flujos de trabajo poderosos. Cada bloque cumple un propósito específico, y entender qué hace cada bloque te ayudará a diseñar campañas de automatización efectivas para tu agencia.

Esta guía de referencia documenta todos los bloques de automatización disponibles, sus configuraciones y cuándo usarlos. Los bloques están organizados en dos categorías principales: Bloques Disparadores (qué inicia una campaña) y Bloques de Acción (qué sucede cuando la campaña se ejecuta).

Cómo Acceder al Constructor de Flujos

Para crear o editar flujos automatizados y trabajar con bloques:

1. Navega a Automatización en el menú de navegación izquierdo
2. Haz clic en Flujos Automatizados
3. Haz clic en el botón morado Crear Nuevo Flujo (o selecciona un flujo existente para editar)
4. Verás la interfaz del constructor de flujos con dos pestañas a la izquierda: Disparadores y Acciones

Entendiendo las Categorías de Bloques

Los bloques de automatización se dividen en dos categorías principales:

• Bloques Disparadores: Definen cuándo y por qué debe iniciar una campaña. Cada flujo debe tener exactamente UN bloque disparador que especifica el evento o condición inicial
• Bloques de Acción: Definen qué sucede después de que se activa el disparador. Puedes encadenar múltiples bloques de acción juntos para crear flujos de trabajo complejos

Cuando arrastras un bloque del panel izquierdo al lienzo, puedes hacer clic en él para configurar sus propiedades en el panel derecho. Los bloques se pueden conectar entre sí arrastrando líneas de conexión entre ellos.

Referencia de Bloques Disparadores

Los bloques disparadores definen el punto de inicio para tus campañas de automatización. Cada flujo puede tener solo UN bloque disparador. Elige el disparador que mejor coincida con cuándo quieres que se ejecute la automatización.

Entre los bloques disparadores disponibles:

1. Iniciado por Agente
2. Tiempo Ha Transcurrido
3. Paso del Pipeline de Ventas Cambió
4. Nuevo Prospecto
5. Nuevo Cliente
6. Evento de Cliente Ocurre
7. Nueva Cotización
8. Nueva Póliza
9. Evento de Póliza Ocurre
10. Documento Firmado
11. Formulario Web Recibido

Iniciado por Agente

Qué hace: Permite a los agentes iniciar manualmente una campaña desde páginas de clientes o pólizas usando el botón "Campañas". Esto es ideal para flujos de trabajo que requieren juicio humano antes de iniciar.

Configuración para Iniciado por Agente: No requiere configuración.

Cuándo usar: Usa cuando quieras que los agentes controlen cuándo se ejecuta la automatización (ej., enviar un paquete de bienvenida solo después de revisar la información del cliente, o iniciar un flujo de cancelación después de hablar con el cliente).

Ejemplo: Un flujo "Enviar Kit de Bienvenida" que los agentes activan después de completar la configuración inicial del cliente.

Tiempo Ha Transcurrido

Qué hace: Activa una campaña después de que haya transcurrido una cantidad específica de tiempo. Este bloque verifica a intervalos regulares e inicia campañas para cualquier registro que cumpla con los criterios de tiempo.

Configuración para Tiempo Ha Transcurrido:

• Cantidad de Tiempo (requerido): Valor numérico (ej., 7, 30, 90)
• Unidad de Tiempo (requerido): Selecciona entre Minutos, Horas, Días, Semanas o Meses

Cuándo usar: Usa para seguimientos basados en tiempo, recordatorios o tareas programadas (ej., "7 días después de la creación de póliza", "30 días después del último contacto", "90 días antes de renovación").

Ejemplo: Enviar una encuesta de satisfacción 7 días después de la emisión de la póliza.

Paso del Pipeline de Ventas Cambió

Qué hace: Se activa cuando un prospecto es movido a un paso diferente (columna) en el tablero del Gestor de Ventas.

Configuración para Paso del Pipeline de Ventas Cambió:

• Desde Oficina (opcional): Filtrar por a qué oficina pertenece el prospecto (opcional, puede seleccionar "Cualquiera")
• Desde Paso (opcional): Selecciona desde qué paso (columna) se está moviendo el prospecto (puede seleccionar "Cualquiera" para activar en cualquier cambio de paso)
• A Paso (requerido): Selecciona a qué paso (columna) se está moviendo el prospecto (requerido, debe seleccionar "undefined" para coincidir con cualquier destino)
• Tipo de Prospecto (opcional): Filtrar por Cliente Personal o Cliente Comercial (opcional)

Cuándo usar: Automatiza acciones basadas en el progreso del pipeline de ventas (ej., enviar paquete de información cuando el prospecto se mueve a "Cotización Solicitada", asignar tarea cuando se mueve a "Necesita Seguimiento").

Ejemplo: Cuando el prospecto se mueve de cualquier paso a "Listo para Cerrar", enviar un correo de felicitaciones y crear una tarea de configuración de póliza.

Nuevo Prospecto

Qué hace: Se activa cuando se crea un nuevo registro de prospecto en el sistema.

Configuración para Nuevo Prospecto:

• Tipo de Prospecto (opcional): Filtrar por prospectos Personales o Comerciales (opcional)
• Método de Creación (opcional): Filtrar por cómo se creó el prospecto: Manualmente por Agente, Convertido desde Lead, o Creado por Descargas de Aseguradoras (opcional)
• Oficina (opcional): Filtrar por a qué oficina pertenece el prospecto (opcional)

Cuándo usar: Dar bienvenida a nuevos prospectos, asignar a agentes, agregar a campañas de nutrición.

Ejemplo: Cuando se crea manualmente un nuevo prospecto, enviar un correo de bienvenida y crear una tarea de seguimiento para 2 días después.

Nuevo Cliente

Qué hace: Se activa cuando se crea un nuevo registro de cliente (cuando un prospecto se convierte en cliente o se crea un cliente directamente).

Configuración para Nuevo Cliente:

• Tipo de Cliente (opcional): Filtrar por clientes Personales o Comerciales (opcional)
• Método de Creación (opcional): Filtrar por Creado Manualmente por Agente, Convertido desde Prospecto, o Creado por Descargas de Aseguradoras (opcional)
• Oficina (opcional): Filtrar por oficina (opcional)

Cuándo usar: Incorporar nuevos clientes con materiales de bienvenida, configurar recordatorios, asignar tareas iniciales.

Ejemplo: Cuando se crea un nuevo cliente, enviar un paquete de bienvenida y programar una llamada de verificación a los 30 días.

Evento de Cliente Ocurre

Qué hace: Se activa cuando ocurren eventos específicos para un cliente, como cumpleaños o actualizaciones de perfil.

Configuración para Evento de Cliente Ocurre:

• Tipo de Evento (requerido): Selecciona el evento:
  • Cumpleaños (en el día exacto)
  • 3/5/7 Días Antes del Cumpleaños
  • Detalles Actualizados (cuando cambia la información del cliente)
  • Correo Recibido (cuando el cliente envía un correo)
  • Texto Recibido (cuando el cliente envía un SMS)
• Tipo de Cliente (opcional): Filtrar por Personal o Comercial (opcional)
• Oficina (opcional): Filtrar por oficina (opcional)

Cuándo usar: Involucrar clientes en ocasiones especiales, responder a comunicaciones iniciadas por el cliente, rastrear cambios de perfil.

Ejemplo: Enviar felicitaciones de cumpleaños 7 días antes del cumpleaños del cliente con una oferta especial.

Nueva Cotización

Qué hace: Se activa cuando se crea una nueva cotización de seguro en el sistema.

Configuración para Nueva Cotización:

• Tipo de Póliza (opcional): Filtrar por tipo de seguro (Auto, Hogar, Vida, Comercial, etc.) - opcional
• Método de Creación (opcional): Filtrar por Creado Manualmente, Importado desde Cotizador, o Descargas de Aseguradoras - opcional
• Aseguradora (opcional): Filtrar por aseguradora específica - opcional
• Producto (opcional): Filtrar por producto específico dentro de una aseguradora - opcional
• Oficina (opcional): Filtrar por oficina - opcional

Cuándo usar: Hacer seguimiento de cotizaciones, enviar documentos de cotización, recordar a agentes contactar clientes.

Ejemplo: Cuando se crea una cotización de auto, enviar detalles de cotización al cliente y crear una tarea de seguimiento para 3 días después.

Nueva Póliza

Qué hace: Se activa cuando se crea o emite una nueva póliza de seguro.

Configuración para Nueva Póliza: Igual que Nueva Cotización (filtros de Tipo de Póliza, Método de Creación, Aseguradora, Producto, Oficina, más filtros opcionales de monto de prima: Prima Mayor Que o Prima Menor Que).

Cuándo usar: Dar bienvenida a nuevos asegurados, enviar documentos de póliza, programar recordatorios de renovación, asignar tareas de servicio.

Ejemplo: Cuando se emite una nueva póliza de hogar, enviar paquete de bienvenida, documentos de póliza y configurar recordatorios de renovación 60 días antes del vencimiento.

Evento de Póliza Ocurre

Qué hace: Se activa cuando ocurren eventos específicos en una póliza existente.

Configuración para Evento de Póliza Ocurre:

• Tipo de Evento (requerido): Selecciona el evento de póliza:
  • Vence en 3/7/14 Días
  • Vencida
  • Renovada
  • Cancelada
  • Reemitida
  • Reemplazada
  • Reescrita
  • Cancelación Pendiente
• Tipo de Póliza, Aseguradora, Producto, Oficina (opcional): Filtros opcionales
• Filtros de Cambio de Prima (opcional): Umbrales opcionales de prima mayor/menor que

Cuándo usar: Campañas de renovación, prevención de cancelaciones, notificaciones de cambios de póliza, flujos de retención.

Ejemplo: Cuando una póliza vence en 30 días, enviar recordatorios de renovación tanto al cliente como al agente, luego hacer seguimiento a 14 días, 7 días y 3 días antes del vencimiento.

Documento Firmado

Qué hace: Se activa cuando un cliente completa la firma de un formulario PDF enviado a través de la plataforma.

Configuración para Documento Firmado:

• Plantilla de Formulario PDF (opcional): Filtrar por qué plantilla de formulario fue firmada (opcional, puede seleccionar "Cualquiera")
• Tipo de Cliente (opcional): Filtrar por Personal o Comercial - opcional
• Oficina (opcional): Filtrar por oficina - opcional

Cuándo usar: Flujos de trabajo de siguiente paso después de completar un documento (ej., después de que se firma la solicitud, iniciar proceso de underwriting).

Ejemplo: Cuando el cliente firma la solicitud de póliza, crear una tarea para el equipo de underwriting y enviar un correo de confirmación al cliente.

Formulario Web Recibido

Qué hace: Se activa cuando un cliente envía un formulario web (ya sea desde el sitio web de tu agencia o un formulario enviado a través de automatización).

Configuración para Formulario Web Recibido:

• Tipo de Formulario (requerido): Selecciona "Solicitud de Cotización" o "Formulario Regular"
• Plantilla de Formulario (opcional): Filtrar por plantilla de formulario específica (opcional)

Cuándo usar: Flujos de trabajo de captura de leads, seguimientos de solicitudes de cotización, respuestas de recopilación de datos.

Ejemplo: Cuando un cliente envía un formulario de solicitud de cotización, crear un registro de prospecto, asignar a un agente y enviar un correo de confirmación.

Referencia de Bloques de Acción

Los bloques de acción definen qué sucede después de que se activa un disparador. Puedes encadenar múltiples bloques de acción juntos para crear flujos de trabajo complejos. Cada bloque de acción puede conectarse al siguiente usando líneas de conexión en el lienzo.

Entre los bloques de acción disponibles:

1. Enviar Correo
2. Enviar Texto
3. Crear Tarea
4. Crear Recordatorio
5. Crear Formulario Web
6. Crear Formulario PDF
7. Iniciar Solicitud de Firma Electrónica
8. Crear Prospecto
9. Actualizar Registros
10. Detener y Esperar Por
11. Esperar Aprobación
12. Enviar Tarjeta Postal
13. Finalizar Campaña

Enviar Correo

Qué hace: Envía un correo electrónico utilizando una plantilla de correo preconfigurada.

Configuración para Enviar Correo:

• Para (requerido): Selecciona quién recibe el correo - Cliente, Agente Asignado, Cliente y Agente, o Agente Específico
• CC (opcional): Direcciones de correo adicionales opcionales (separadas por comas)
• Asunto (requerido): Línea de asunto del correo (puede usar campos de combinación como {NombreCliente})
• Cuerpo (requerido): Contenido del correo con editor de texto enriquecido (soporta campos de combinación, imágenes, enlaces)
• Rastrear Clics (opcional): Sí/No - habilita el rastreo de clics en enlaces del correo
• Adjuntar PDFs Generados (opcional): Sí/No - adjunta automáticamente cualquier formulario PDF generado anteriormente en el flujo de trabajo

Cuándo usar: Cualquier comunicación por correo - mensajes de bienvenida, recordatorios, notificaciones, seguimientos, entrega de documentos.

Ejemplo: Enviar un recordatorio de renovación por correo 30 días antes del vencimiento de la póliza con un enlace al formulario de renovación.

Enviar Texto

Qué hace: Envía un mensaje de texto SMS al teléfono móvil del cliente.

Configuración para Enviar Texto:

• Para (requerido): Selecciona Cliente, Agente Asignado, Ambos, o Agente Específico
• CC (opcional): Números de teléfono adicionales opcionales
• Mensaje (requerido): Contenido del texto (límite de 160 caracteres, puede usar campos de combinación)

Cuándo usar: Notificaciones urgentes, recordatorios de citas, confirmaciones de pago, alertas urgentes.

Ejemplo: Enviar un recordatorio por texto 1 día antes de una cita programada con el agente.

Crear Tarea

Qué hace: Crea una tarea y la asigna a un agente.

Configuración para Crear Tarea:

• Título de Tarea (requerido): Descripción corta de la tarea
• Descripción de Tarea (opcional): Instrucciones detalladas de la tarea
• Prioridad (requerido): Selecciona Baja, Normal o Alta
• Asignar A (requerido): Elige "Auto-asignar al agente del cliente" o selecciona un agente específico
• Supervisor (opcional): Opcional - selecciona un agente para supervisar/revisar la tarea

Cuándo usar: Asignar trabajo de seguimiento, crear recordatorios para agentes, activar procesos manuales que requieren atención humana.

Ejemplo: Crear una tarea "Hacer seguimiento de cotización" asignada al agente del cliente 3 días después de que se envía la cotización.

Crear Recordatorio

Qué hace: Crea un recordatorio que aparece en el calendario del agente y notificaciones de recordatorios.

Configuración para Crear Recordatorio:

• Título del Recordatorio (requerido): Texto corto del recordatorio
• Descripción del Recordatorio (opcional): Detalles adicionales
• Asignar A (requerido): Auto-asignar al agente del cliente o seleccionar agente(s) específico(s)

Cuándo usar: Recordatorios basados en calendario, notificaciones sensibles a fechas para agentes.

Ejemplo: Crear un recordatorio para el agente 60 días antes del vencimiento de la póliza para iniciar el proceso de renovación.

Crear Formulario Web

Qué hace: Genera un enlace de formulario web y opcionalmente lo envía al cliente por correo o SMS (cuando se usa después de los bloques Enviar Correo o Enviar Texto).

Configuración para Crear Formulario Web:

• Plantilla de Formulario (requerido): Selecciona qué plantilla de formulario web usar
• Mapear Datos A (requerido): Elige si las respuestas del formulario actualizan Cliente, Póliza o ambos

Cuándo usar: Recopilar información adicional de clientes, solicitudes de cotización, actualizaciones de póliza, reporte de reclamos.

Ejemplo: Enviar un correo con un enlace a un formulario de revisión de póliza pidiendo al cliente que actualice su información de cobertura.

Crear Formulario PDF

Qué hace: Genera un documento PDF usando una plantilla y lo pre-llena con datos de cliente/póliza.

Configuración para Crear Formulario PDF:

• Plantilla PDF (requerido): Selecciona qué plantilla de formulario PDF usar
• Mapear Datos Desde (requerido): Elige qué fuente de datos usar para mapeo de campos (Cliente, Póliza, etc.)

Cuándo usar: Generar certificados de seguro, resúmenes de póliza, aplicaciones, formularios de divulgación.

Ejemplo: Generar un PDF de certificado de seguro y adjuntarlo al siguiente bloque Enviar Correo.

Iniciar Solicitud de Firma Electrónica

Qué hace: Inicia una solicitud de firma electrónica usando integración de Adobe Sign o DocuSign.

Configuración para Iniciar Solicitud de Firma Electrónica:

• Plantilla de Firma Electrónica (requerido): Selecciona la plantilla de documento para enviar a firmar
• Mapear Datos Desde (requerido): Elige fuente de datos para pre-llenar campos del documento
• Tipo de Notificación (requerido): Selecciona cómo notificar al firmante (Correo, SMS o Ambos)

Cuándo usar: Recopilar firmas legalmente vinculantes en aplicaciones, documentos de póliza, formularios de autorización.

Ejemplo: Enviar la aplicación de póliza vía Adobe Sign, luego esperar la finalización de la firma antes de proceder a los siguientes pasos.

Crear Prospecto

Qué hace: Crea un nuevo registro de prospecto a partir de datos recopilados anteriormente en el flujo de trabajo (típicamente de un envío de formulario web).

Configuración para Crear Prospecto: No requiere configuración adicional - usa datos del evento disparador (como un Formulario Web Recibido).

Cuándo usar: Flujos de trabajo de captura de leads donde quieres crear automáticamente registros de prospectos desde envíos de formularios web u otras fuentes de datos.

Ejemplo: Cuando se recibe un formulario de solicitud de cotización, crear un registro de prospecto y asignarlo a un agente.

Actualizar Registros

Qué hace: Actualiza campos de cliente o póliza con nuevos valores o datos recopilados durante el flujo de trabajo.

Configuración para Actualizar Registros:

• Mapear Datos A (requerido): Selecciona qué tipo de registro actualizar (Cliente, Póliza, etc.)
• Mapeos de Campos (requerido): Configura qué campos actualizar y sus valores

Cuándo usar: Sincronizar datos de formularios de vuelta a registros de cliente/póliza, actualizar campos de estado, establecer etiquetas o banderas.

Ejemplo: Después de que el cliente completa un formulario de revisión de póliza, actualizar su registro de póliza con la nueva información.

Detener y Esperar Por

Qué hace: Pausa la ejecución de la campaña hasta que ocurra un evento específico o se cumpla una condición.

Configuración para Detener y Esperar Por:

• Esperar Por (requerido): Selecciona por qué evento esperar:
  • Clic en Enlace de Correo (espera a que el cliente haga clic en un enlace en el correo anterior)
  • Envío de Formulario (espera a que el cliente envíe un formulario)
  • Documento Firmado (espera finalización de firma electrónica)
  • Aprobación (espera aprobación del agente - ver bloque Esperar Aprobación)

Cuándo usar: Crear flujos de trabajo con lógica de ramificación impulsada por el cliente, esperar acciones del cliente antes de proceder.

Ejemplo: Enviar un correo de cotización, esperar a que el cliente haga clic en el enlace "Estoy interesado", luego enviar formulario de aplicación. Si no hace clic en 7 días, enviar seguimiento.

Esperar Aprobación

Qué hace: Pausa la campaña hasta que un agente específico apruebe o rechace que el flujo de trabajo continúe.

Configuración para Esperar Aprobación:

• Aprobador (requerido): Selecciona qué agente debe aprobar (o usar agente asignado del cliente)

Cuándo usar: Requerir revisión/aprobación manual antes de proceder con acciones sensibles (ej., antes de enviar aviso de cancelación, antes de emitir reembolso).

Ejemplo: Cuando se solicita cancelación de póliza, esperar a que el agente revise y apruebe antes de enviar confirmación de cancelación al cliente.

Enviar Postal

Qué hace: Se integra con un servicio de correo directo para enviar postales físicas a los clientes (requiere configuración de integración con proveedor de servicio de correo).

Configuración para Enviar Tarjeta Postal: La configuración depende de tu proveedor de servicio de correo integrado.

Cuándo usar: Campañas de correo físico, tarjetas de cumpleaños, recordatorios de renovación por correo postal, campañas de marketing.

Nota: Esta función requiere configuración y puede incurrir en costos adicionales a través del proveedor de servicio de correo.

Finalizar Campaña

Qué hace: Detiene explícitamente la ejecución de la campaña. Cualquier bloque después de este no se ejecutará.

Configuración para Finalizar Campaña: No requiere configuración.

Cuándo usar: Finalizar flujos de trabajo temprano basado en condiciones, detener ejecución después de cierto punto.

Ejemplo: Si el cliente hace clic en "No estoy interesado" en un correo, finalizar la campaña en lugar de enviar más seguimientos.

Construyendo Tu Primer Flujo

Ahora que entiendes todos los bloques disponibles, aquí está cómo construir un flujo de automatización efectivo:

1. Elige Tu Disparador: Comienza seleccionando el bloque disparador que coincida con cuándo quieres que se ejecute la automatización
2. Agrega Bloques de Acción: Arrastra bloques de acción al lienzo y conéctalos en el orden en que quieres que se ejecuten
3. Configura Cada Bloque: Haz clic en cada bloque y completa sus propiedades en el panel derecho
4. Prueba Tu Lógica: Usa el disparador "Iniciado por Agente" para pruebas - puedes activar campañas de prueba manualmente y verificar que funcionan correctamente
5. Guarda y Habilita: Guarda tu flujo y establece su estado como "Activo" para habilitarlo

Mejores Prácticas

• Comienza Simple: Empieza con flujos de trabajo simples de 2-3 bloques antes de construir campañas complejas de múltiples pasos
• Usa Nombres Descriptivos: Nombra tus flujos claramente para que puedas encontrarlos después (ej., "Recordatorio de Renovación de Póliza 30 Días")
• Prueba Antes de Activar: Siempre prueba flujos de trabajo usando "Iniciado por Agente" o en registros de prueba antes de habilitar disparadores automáticos
• Monitorea la Ejecución: Revisa regularmente los registros de ejecución para asegurar que las campañas se estén ejecutando como se espera
• Usa Plantillas: Comienza con plantillas del sistema y personalízalas en lugar de construir desde cero
• Combina Bloques Estratégicamente: Usa Enviar Correo + Crear Formulario Web + Detener y Esperar Por para crear flujos de trabajo interactivos

Conclusión

Entender los bloques de automatización es la base para crear flujos de trabajo poderosos que ahorran tiempo y mejoran el compromiso del cliente. Comienza con combinaciones simples, prueba exhaustivamente y gradualmente construye campañas más sofisticadas a medida que te sientas cómodo con el sistema de bloques. El constructor visual de flujos facilita ver la lógica de tu flujo de trabajo de un vistazo y modificarla a medida que evolucionan las necesidades de tu negocio.