Creación y Gestión de Pólizas

Sigue esta guía para crear y gestionar registros de pólizas, con instrucciones claras para asegurar que las pólizas estén correctamente asignadas y rastreadas dentro del sistema.

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Jorge Vera
  • 1 year ago
  • Publicado

Introducción a la Creación de Pólizas

Crear una nueva póliza en la plataforma Taino es un proceso sencillo. Esta guía te llevará por los pasos necesarios para asegurar que los registros de pólizas se creen y gestionen correctamente dentro del sistema. Asignar adecuadamente las pólizas garantiza un seguimiento y cumplimiento preciso de los flujos de trabajo operativos.

Paso 1: Navegar a la Opción "Mis Clientes"

Antes de crear una póliza, necesitas navegar a la opción "Mis Clientes" en la sección "Clientes". Aquí puedes crear un nuevo cliente o seleccionar uno existente.

Navegando a Mis Clientes

Una vez seleccionado o creado el cliente, puedes agregar una póliza a su cuenta haciendo clic en el botón morado de Nueva Póliza en la barra de herramientas.

Botón de Nueva Póliza

Este paso garantiza que cada póliza esté vinculada al cliente correcto, lo que permite una gestión y seguimiento precisos de las pólizas.

Paso 2: Completar los Detalles de la Póliza

Después de seleccionar o crear un cliente, el siguiente paso es completar la información general de la póliza. Se te pedirá que proporciones el número de póliza, la fecha de vigencia y la fecha de vencimiento. Estos son campos obligatorios para asegurar que la póliza sea válida y se registre correctamente en el sistema.

Completar Detalles de la Póliza

Una vez ingresada la información general, se te pedirá que proporciones detalles más específicos, como:

  • A qué oficina pertenece esta póliza
  • La aseguradora asociada a la póliza
  • El tipo de negocio (por ejemplo, nuevo negocio, renovación, etc.)
  • Una descripción de la póliza

Estos detalles adicionales aseguran que la póliza esté categorizada y asociada correctamente a la oficina y aseguradora correspondiente, facilitando la gestión y el seguimiento dentro del sistema.

Además, Taino permite agregar campos personalizados a las pólizas. Esto es útil si necesitas incluir información adicional que no está disponible por defecto en el sistema. Puedes aprender más sobre cómo crear y gestionar campos personalizados aquí.

Campos Personalizados

Paso 3: Asignación de la Póliza

Después de completar los detalles de la póliza, el siguiente paso es asignar la póliza a uno o más usuarios (agentes). Esto permite que varios agentes trabajen en la póliza o compartan comisiones si es necesario. Puedes seleccionar los agentes relevantes que necesiten acceso a la póliza en la sección de asignación.

Asignación de la Póliza

Esta flexibilidad asegura que todos los agentes necesarios estén debidamente asignados a la póliza, lo que facilita la colaboración y el seguimiento de comisiones.

Paso 4: Transacciones y Comisiones

El primer paso para gestionar las transacciones y comisiones de una póliza es seleccionar el producto. Si bien este paso no es obligatorio, es altamente recomendado y considerado una buena práctica. Los productos listados se filtrarán según la aseguradora y el tipo de negocio que seleccionaste al completar los detalles de la póliza.

Al seleccionar un producto, se aplicarán automáticamente todas las definiciones de transacciones y comisiones configuradas en ese producto a la póliza. Esto te ahorra una cantidad significativa de tiempo y esfuerzo al simplificar el proceso. Por esta razón, tener productos predefinidos es considerado una buena práctica.

Después de seleccionar el producto, puedes proceder a elegir el término (por ejemplo, anual, semestral, trimestral) y la línea de negocio. Estas selecciones ayudan a definir el cronograma de pagos y la naturaleza específica de la póliza, asegurando que todas las transacciones se registren con precisión.

Transacciones y Comisiones
Definiciones de Transacciones

Si no seleccionas un producto, tendrás que configurar manualmente las transacciones para la póliza. Esto incluye especificar las tarifas, comisiones y otros cargos que se apliquen. Es una buena práctica tener transacciones predefinidas para cada tipo de negocio (por ejemplo, nuevo negocio, renovación) para que puedas gestionar eficientemente diferentes escenarios.

Para cada tipo de negocio, puedes especificar qué tarifas y comisiones son aplicables. Esto asegura que las pólizas se gestionen de manera coherente y que se registren todos los detalles necesarios. Puedes agregar tantas transacciones y comisiones por transacción como necesites para adaptarse a tu flujo de trabajo.

Definiciones de Transacciones

Paso 5: Detalles de Facturación y Pago

Los detalles de facturación y pago en esta sección se pueden predefinir en las definiciones de producto. Por eso siempre recomendamos tener productos definidos con anticipación para ahorrar tiempo al crear pólizas similares para la misma aseguradora.

En esta sección, puedes seleccionar el tipo de facturación, que incluye opciones como:

  • Factura Correduría
  • Pagado en su Totalidad
  • Factura Directa
  • Financiado

Para habilitar la función de facturación automática de Taino, debes seleccionar "Factura Correduría" como el tipo de facturación. Además, puedes ingresar detalles como la tarifa de procesamiento (si tu agencia cobra una), el pago inicial, la tasa de interés y el número de pagos. Algunos de estos detalles son esenciales si planeas usar la función Smart Payment Matrix, que ayuda a generar pagos futuros y agiliza la gestión de pagos de los clientes.

Detalles de Facturación y Pago

Puedes aprender más sobre la función Smart Payment Matrix en este artículo. Si decides utilizar esta función, puedes hacer clic en el botón "Generar Pagos", y Taino generará automáticamente el cronograma de pagos para ti.

Generar Pagos

Paso 6: Revisión y Guardado

Antes de finalizar, revisa todos los detalles de la póliza para asegurar su precisión. Una vez revisado, haz clic en "Crear Póliza" para completar el proceso. Luego serás redirigido a la página de detalles de la póliza, donde podrás revisar la póliza nuevamente y editar cualquier error. También puedes realizar pagos inmediatos, como pagos iniciales o tarifas, si es necesario.

La nueva póliza aparecerá en la opción "Mis Pólizas" en la sección "Pólizas", pero solo si fuiste agregado como usuario (agente) en la póliza. Si tienes los permisos necesarios, también podrás verla en la opción "Todas las Pólizas".

Además, la póliza será accesible a través de la página de detalles del cliente. Hay un botón en la parte superior llamado "Pólizas" que mostrará todas las pólizas vinculadas al cliente seleccionado.

Revisar y Guardar

Conclusiones

Gestionar los registros de pólizas de manera eficiente es crucial para el buen funcionamiento de las operaciones. Seguir esta guía asegura que tus pólizas se creen y asignen correctamente, lo que facilita el seguimiento y los informes. Como siempre, asegúrate de actualizar las pólizas regularmente y revisar cualquier cambio en el sistema para mantener tus registros actualizados.

Mira el video a continuación para un tutorial paso a paso:

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