Sincronización con Múltiples Aseguradoras

Propósito

Explicar cómo los archivos transaccionales (AL3) de las aseguradoras fluyen hacia Taino Solutions para mantener actualizados los datos de clientes, pólizas y cobros con un esfuerzo manual mínimo.

Aviso Importante: Las Descargas de Aseguradoras dependen totalmente de que cada aseguradora con la que trabajas soporte la entrega de archivos AL3. No todas lo hacen. Confirma la participación con cada aseguradora (o tu proveedor de acceso al mercado) antes de esperar beneficios de sincronización automática.

¿Qué son los archivos AL3?

AL3 es un estándar de datos de la industria usado por muchas aseguradoras de P&C para transmitir transacciones: nueva producción, endosos, renovaciones, cancelaciones, reinstalaciones, pagos, cambios demográficos de clientes y más. Independientemente de si una aseguradora usa redes como IVANS, Team-Up, portales propietarios u otros intermediarios, lo que finalmente llega para procesarse es un archivo AL3. Taino analiza y entiende nativamente esa estructura.

Flujo de Alto Nivel

La aseguradora (o intermediario) genera un archivo AL3 por lote de transacciones.
El archivo llega a tu agencia (descarga manual o transferencia periódica mediante nuestra herramienta de sincronización en segundo plano).
El archivo se sube o se entrega automáticamente a la página Descargas de Aseguradoras > Descargas en Taino.
Cada archivo entra en estado Pendiente mientras se encola para su análisis y conciliación.
Taino procesa cada transacción intentando emparejar Clientes, Pólizas, Agentes y Aseguradoras existentes.
Si todo se reconoce con confianza los cambios se aplican y se ejecutan las automatizaciones correspondientes.
Si algo no se puede asociar (ej. cliente nuevo, póliza desconocida) se genera una acción manual.

Accediendo al Espacio de Descargas

Desde la navegación izquierda abre Descargas de Aseguradoras > Descargas. La tabla superior lista los archivos AL3 entrantes (una fila por archivo) con nombre, aseguradora, estado, categoría, fecha e ID interno. Un menú de acciones a la derecha (o botones en línea) permite iniciar la conciliación mientras el archivo esté pendiente.

Tabla de descargas con múltiples archivos AL3 en distintos estados — Archivos AL3 entrantes con estados mixtos antes de la conciliación.

Opciones de Carga: Usa el botón Subir Archivos (arriba a la derecha) para enviar uno o varios archivos AL3 bajo demanda. Para agencias que reciben transacciones frecuentes puedes habilitar nuestro componente de sincronización en segundo plano y así los archivos aparecen automáticamente—sin subirlos manualmente cada vez.

Ciclo de Estados del Archivo

Pendiente: Recibido y en espera (o en proceso) de análisis y conciliación.
En Espera / Revisión: Procesamiento pausado por una validación bloqueante o retención explícita.
Conciliado / Completado: Todas las transacciones aplicadas (o acciones manuales resueltas).
Fallido: Raro; indica corrupción estructural o segmento no soportado. Se envía notificación con detalles.

Lógica de Emparejamiento Automático

Durante la conciliación la plataforma intenta mapear cada transacción AL3 usando una estrategia escalonada (número de póliza + código de aseguradora, nombre del cliente + dirección + fecha de nacimiento, códigos de productor/agente, claves internas aprendidas). Este aprendizaje reduce el esfuerzo futuro—con el tiempo las "acciones manuales" disminuyen notablemente.

Aprendizaje Progresivo: Cuando resuelves una acción manual (ej. seleccionas el cliente correcto) Taino guarda referencias seguras para que transacciones futuras de esa aseguradora se vinculen automáticamente.

Acciones Manuales de Sincronización (Sección Inferior)

Si el sistema no puede reconocer con confianza un Cliente, Póliza, Agente, Aseguradora o necesita el contexto de Oficina, el panel inferior lista filas accionables. Para cada una puedes:

Seleccionar un Cliente existente (o crear uno nuevo).
Seleccionar / confirmar la Oficina cuando sea ambiguo.
Confirmar o mapear la Aseguradora si hay variantes de códigos.
Asignar / mapear el Agente/Productor.
Crear pólizas base cuando aplique (nueva producción).

Panel de acciones manuales con mapeos pendientes — Las acciones manuales aparecen solo cuando la coincidencia automática no es suficiente.

Notificaciones: Usuarios con permisos reciben alertas cuando hay acciones manuales pendientes para que finalicen la conciliación sin demora.

Disparadores de Automatización

Una vez aplicada la transacción pueden ejecutarse automatizaciones: creación de tareas, recordatorios, pasos de campañas, flujos de renovación o notificaciones sobre cambios de prima y coberturas. Convierte datos crudos en seguimientos inmediatos.

Logs (Auditoría)

Abre Descargas de Aseguradoras > Logs para ver el historial cronológico de cada transacción procesada: marca de tiempo, aseguradora, número de póliza (o identificador), tipo de transacción y resultado. Úsalo para auditorías, troubleshooting o confirmar que un cambio se propagó.

Vista de logs mostrando transacciones AL3 procesadas — Registro completo para auditoría y diagnóstico.

Casos de Uso Típicos

Lotes nocturnos actualizando prima o estado de pólizas vigentes.
Endosos agregando vehículos, conductores o cambios en inventarios.
Renovaciones que disparan tareas proactivas de retención.
Pagos / cancelaciones que lanzan flujos de cobranza o reinstalación.

Mejores Prácticas

Verifica aseguradoras participantes trimestralmente; incorpora nuevas rápidamente.
Resuelve acciones manuales a diario para mantener el modelo de aprendizaje.
Revisa Logs tras grandes lotes (temporada de renovaciones) para detectar anomalías.
Combínalo con controles de seguridad para que solo personal autorizado finalice mapeos.

Diagnóstico Rápido

¿Sin archivos nuevos? Confirma que la aseguradora generó un lote AL3 ese día.
¿Muchas acciones manuales nuevas? Cambios recientes en códigos pueden requerir re‑mapeo—resuelve algunas para re‑entrenar.
¿Pólizas inesperadas creadas? Revisa si cambió el formato del número (guiones, ceros a la izquierda).
¿Error al subir? Verifica extensión y codificación intactas; evita renombrar segmentos internos.

Video Guía

Mira el video a continuación para un tutorial paso a paso: