El sistema de gestión de tareas de Taino te ayuda a mantenerte organizado, delegar trabajo efectivamente y asegurar que nada se pierda. Crea tareas detalladas con contexto rico, asígnalas a miembros del equipo, rastrea el progreso y mantén todo conectado a tus clientes y pólizas.

Cómo Acceder a las Tareas

Hay múltiples formas de acceder a las tareas en Taino, dependiendo de si deseas ver todas las tareas o tareas filtradas por un cliente o póliza específica.

Opción 1: Ver Todas las Tareas (Lista Global de Tareas)

1. Haz clic en Tareas en el menú de la barra lateral izquierda
2. Esto abre la página principal de Tareas mostrando todas las tareas de todos los clientes y pólizas
3. Verás dos opciones de submenú:
   • Asignadas a Mí - Ver solo las tareas asignadas a ti
   • Todas las Tareas - Ver todas las tareas en el sistema (requiere permisos)
4. Haz clic en el botón + Crear Tarea (botón morado, esquina superior derecha) para crear una nueva tarea

Opción 2: Ver Tareas de un Cliente Específico

1. Navega a Clientes en la barra lateral izquierda
2. Abre un registro de cliente haciendo clic en el nombre del cliente
3. En la página de detalles del cliente, haz clic en la pestaña Actividad en la parte superior
4. Del menú desplegable Actividad, selecciona Tareas
5. Esto muestra todas las tareas asociadas con este cliente específico
6. Haz clic en + Crear Tarea (botón verde, esquina superior derecha) para crear una tarea automáticamente vinculada a este cliente

Opción 3: Ver Tareas de una Póliza Específica

1. Navega a Pólizas en la barra lateral izquierda
2. Abre un registro de póliza haciendo clic en la póliza
3. En la página de detalles de la póliza, haz clic en la pestaña Actividad en la parte superior
4. Del menú desplegable Actividad, selecciona Tareas
5. Esto muestra todas las tareas asociadas con esta póliza específica
6. Haz clic en + Crear Tarea para crear una tarea automáticamente vinculada a esta póliza

Diferencia Clave:

• Tareas Globales (desde el menú izquierdo): Ve todas las tareas, puedes filtrar y buscar en todos los clientes. Debes seleccionar manualmente el cliente/póliza al crear.
• Tareas de Cliente/Póliza (desde el menú Activity): Pre-filtradas para mostrar solo tareas de ese cliente o póliza específico. Las nuevas tareas se vinculan automáticamente al cliente/póliza actual.

Características de la Lista de Tareas

Ya sea viendo todas las tareas o tareas filtradas, verás una tabla completa con:

• Title: Nombre de la tarea (haz clic para abrir y editar)
• Status: Estado actual (In Progress, Not Started, Done, etc.)
• Priority: High (flecha roja), Medium (naranja), Low (verde)
• Assigned To: Miembro del equipo responsable de la tarea
• Created By: Quién creó la tarea
• Supervisor: Persona supervisando la tarea (si está asignado)
• Due Date: Fecha límite de la tarea
• Completion: Barra de progreso mostrando el porcentaje completado

Creando una Tarea - Entendiendo el Formulario

Cuando haces clic en + Crear Tarea, se abre un diálogo con dos secciones principales: General (lado izquierdo) y Administración (lado derecho).

Sección General (Lado Izquierdo):

• Título: Campo requerido - Ingresa un nombre claro y conciso para tu tarea
• Descripción: Editor de texto enriquecido con barra de herramientas de formato (negrita, cursiva, subrayado, listas, enlaces, imágenes, código, etc.)
  • Busca el botón mágico morado de Newton en la esquina inferior derecha del editor de descripción
  • Newton puede ayudarte a estructurar y formatear tu descripción de tarea automáticamente
• Cliente: Campo de búsqueda para vincular la tarea a un cliente específico
  • Haz clic en el ícono de búsqueda y escribe el nombre del cliente
  • Se llena automáticamente cuando creas desde la pestaña Actividad de un cliente
• Póliza: Campo de búsqueda para vincular la tarea a una póliza específica
  • Opcional - puedes vincular solo al cliente, solo a la póliza, o a ambos
  • Se llena automáticamente cuando creas desde la pestaña Actividad de una póliza

Sección Administración (Lado Derecho):

• Vence el: Selector de calendario para establecer la fecha límite de la tarea
  • Haz clic en el ícono del calendario para abrir el selector de fechas
  • Formato: DD/MM/AAAA
• Estado: Menú desplegable para seleccionar el estado actual de la tarea
  • Opciones incluyen: No Iniciado, En Progreso, Completado, Cancelado, etc.
  • Por defecto muestra "- Elegir -"
• Prioridad: Menú desplegable para establecer la importancia de la tarea
  • Opciones: Alta (flecha roja), Media (naranja), Baja (verde)
  • Ayuda al equipo a priorizar su trabajo
• Progreso: Control deslizante visual para rastrear el porcentaje de finalización
  • Arrastra el deslizador de 0% a 100%
  • Muestra el porcentaje en tiempo real mientras ajustas
  • Excelente para rastrear el progreso incremental en tareas a largo plazo
• Asignado a: Campo de búsqueda para seleccionar al miembro del equipo responsable
  • Haz clic para buscar y seleccionar de los usuarios de tu agencia
  • Esta persona verá la tarea en su vista "Asignadas a Mí"
• Supervisor: Campo de búsqueda para designar a una persona de supervisión
  • Opcional - útil para supervisión de gestión
  • El supervisor puede monitorear el progreso y proporcionar orientación

Botones de Acción:

• Crear Tarea: Botón morado en la parte inferior izquierda para guardar la tarea
• Cancelar: Botón para cerrar sin guardar

Creando Tareas Poderosas y Ricas en Contexto

Cada tarea en Taino puede incluir información completa para asegurar claridad y ejecución adecuada:

• Título y Descripción Rica: Usa el editor de texto integrado con opciones de formato (negrita, viñetas, listas, enlaces) para crear descripciones de tareas claras y detalladas
• Asociación de Cliente: Vincula tareas directamente a clientes específicos para que todo el trabajo relacionado esté conectado y fácilmente accesible desde el registro del cliente
• Asociación de Póliza: Adjunta tareas a pólizas específicas para trabajo relacionado con pólizas como renovaciones, endosos o seguimientos de reclamos
• Contexto Dual: Asocia una tarea con un cliente Y una póliza cuando sea necesario - perfecto para trabajo específico de póliza que requiere interacción con el cliente
• Asignación y Supervisión: Asigna tareas a miembros del equipo y designa supervisores para supervisión y responsabilidad
• Seguimiento de Estado: Rastrea el progreso a través de estados personalizables (No Iniciado, En Progreso, Completado, etc.)
• Niveles de Prioridad: Establece prioridad (Alta, Media, Baja) para ayudar a tu equipo a enfocarse en lo más importante
• Fechas de Vencimiento: Agrega plazos para asegurar la finalización oportuna
• Seguimiento de Finalización: Usa el control deslizante de porcentaje visual para rastrear el progreso de 0% a 100%
• Archivos Adjuntos: Adjunta documentos, formularios o archivos relevantes directamente a las tareas para fácil referencia

Botón Mágico de Newton - Creación de Tareas Impulsada por IA

¿Notas el botón mágico morado en el editor de descripción de tareas? Ese es Newton, tu asistente de IA, listo para ayudarte a crear mejores tareas más rápido.

Simplemente describe lo que necesita hacerse en tus propias palabras, luego haz clic en el botón mágico de Newton. Newton:

• Estructura tus ideas: Transforma notas aproximadas en descripciones de tareas claras y bien formateadas
• Agrega viñetas: Divide tareas complejas en elementos de acción organizados
• Mejora la claridad: Mejora tu lenguaje para hacer las tareas más fáciles de entender y ejecutar
• Ahorra tiempo: No necesitas preocuparte por el formato - Newton lo maneja por ti

Esto significa mejor delegación de tareas, expectativas más claras y menos tiempo dedicado al trabajo administrativo.

Por Qué Importa el Contexto de las Tareas

Vincular tareas a clientes y pólizas no es solo sobre organización - crea una imagen completa del trabajo de tu agencia:

• Visibilidad: Ve todas las tareas relacionadas con un cliente o póliza de un vistazo
• Historial: Construye un registro completo de actividad mostrando todo el trabajo realizado
• Responsabilidad: Sabe quién es responsable de qué, con supervisión del supervisor
• Eficiencia: Accede a toda la información relevante (detalles del cliente, información de póliza, descripción de tarea, adjuntos) en un solo lugar
• Seguimiento: Nada se pierde cuando las tareas están correctamente documentadas y rastreadas

Mejores Prácticas para la Gestión de Tareas

• Usa Newton: Deja que la IA te ayude a crear descripciones de tareas claras y accionables con estructura adecuada
• Siempre vincula contexto: Asocia tareas con clientes y/o pólizas cuando sea relevante
• Establece fechas de vencimiento realistas: Ayuda a tu equipo a priorizar y planificar su trabajo
• Usa prioridades sabiamente: Reserva la prioridad "Alta" para elementos verdaderamente urgentes
• Adjunta archivos: Incluye formularios, documentos o materiales de referencia necesarios para completar la tarea
• Actualiza el progreso: Mantén el porcentaje de finalización y el estado actualizados para que todos sepan en qué punto están las cosas
• Sé específico: Cuanto más detalle proporciones, más fácil será para otros ejecutar la tarea correctamente