1. Consentimiento inicial al crear el cliente

Art�culos relevantes: Art. 7, 9, 10

Al crear un nuevo cliente en Taino, se debe configurar un flujo automatizado para enviar un formulario web personalizado por SMS o correo electr�nico. Este formulario debe incluir los datos b�sicos del cliente, junto con checkboxes personalizados para cada finalidad de tratamiento (como contacto, marketing, firma electr�nica, etc.). Es necesario crear estos campos personalizados antes de su uso.

Para ello, se recomienda que las agencias configuren los campos necesarios, como los consentimientos de marketing, contacto, etc., a trav�s del sistema de Campos Personalizados. Una vez completado el formulario, el flujo automatizado:

• Mapea los valores seleccionados a los campos personalizados del perfil del cliente.
• Registra autom�ticamente el consentimiento en la bit�cora (Audit Logs).
• Puedes configurar un correo autom�tico para confirmar los consentimientos otorgados al cliente.

Cumple con: consentimiento expl�cito, espec�fico y trazable

2. Uso de campos personalizados

Art�culos relevantes: Art. 8, 10

Taino permite a las agencias configurar campos personalizados para capturar informaci�n adicional seg�n las necesidades de cada agencia. Estos campos pueden incluir consentimientos adicionales o cualquier otro dato relevante para el tratamiento, como "acepto marketing" o "autorizo firma electr�nica". Sin embargo, estos campos no vienen preconfigurados; las agencias deben crearlos y asociarlos a los formularios adecuados.

Una vez creados, los campos personalizados se pueden vincular directamente a los formularios web y usarse dentro de flujos automatizados, lo que asegura que la recolecci�n de datos se haga conforme a las regulaciones, y solo con la informaci�n necesaria para el proceso.

Para aprender c�mo crear campos personalizados y asociarlos a formularios web, consulta el art�culo Creaci�n y Gesti�n de Campos Personalizados.

Cumple con: principio de minimizaci�n y tratamiento adaptado a cada agencia

3. Bit�cora de consentimiento

Art�culo relevante: Art. 10

Taino registra autom�ticamente todos los eventos relacionados con el consentimiento, actualizaci�n o eliminaci�n de datos, manteniendo un registro detallado de los cambios en el m�dulo Audit Logs. Cada entrada de la bit�cora incluye:

• El nombre del cliente.
• Los campos aceptados o modificados.
• Qui�n realiz� la acci�n (cliente o agente).
• La fecha y hora exacta.
• La IP del solicitante, si est� disponible.

Cumple con: prueba verificable del consentimiento

4. Actualizaci�n de datos por parte del cliente

Art�culos relevantes: Art. 14, 19

Si un cliente desea actualizar sus datos personales (por ejemplo, cambiar su direcci�n o n�mero de tel�fono), debe ser enviado un formulario web personalizado. Este formulario puede estar disponible p�blicamente o ser enviado por el agente al cliente, y debe ser configurado espec�ficamente para capturar los datos correspondientes.

Una vez que el cliente env�a el formulario, un flujo automatizado compara los datos actuales con los nuevos, actualiza el perfil del cliente y registra el evento en la bit�cora (Audit Logs).
Para aprender c�mo generar y gestionar formularios web: revisa el art�culo Generar Formularios Web.

Cumple con: derecho a rectificaci�n y actualizaci�n, con trazabilidad completa

5. Solicitud de eliminaci�n o revocaci�n

Art�culos relevantes: Art. 17, 20, 10

Cuando un cliente solicita eliminar sus datos o revocar su consentimiento, el agente puede generar un documento PDF personalizado con el texto legal correspondiente utilizando el m�dulo TainoSign y enviarlo para que el cliente lo firme electr�nicamente.

Una vez firmado el documento, el sistema registra autom�ticamente la firma, crea una tarea urgente para el agente, y bloquea temporalmente el perfil del cliente hasta que se realice el procedimiento de eliminaci�n.
Para aprender c�mo crear plantillas de formularios PDF personalizados: revisa el art�culo Creaci�n de Plantillas para Formularios y Certificados PDF.

Cumple con: supresi�n, revocaci�n y evidencia legal del consentimiento retirado

6. Notificaciones autom�ticas y trazabilidad

Art�culos relevantes: Art. 47, 48, 49, 8

Taino permite la creaci�n de flujos automatizados que monitorean cualquier cambio en los perfiles de los clientes. Si se detecta una modificaci�n en los campos sensibles, el sistema puede:

• Enviar una notificaci�n por correo al cliente con el resumen de la acci�n (por ejemplo: "Tu direcci�n fue actualizada el 30/04/2025 a las 11:42 a. m.").
• Registrar el cambio en los Audit Logs.
• Notificar al agente correspondiente.

En el caso de solicitudes de eliminaci�n o revocaci�n, el sistema puede generar tareas urgentes para el agente y aplicar un bloqueo preventivo al perfil mientras se procesa la solicitud.

Cumple con: principios de transparencia, seguridad organizacional y respuesta documentada

Conclusi�n

Taino Solutions ofrece una plataforma flexible que permite a las agencias de seguros dise�ar sus propios flujos de cumplimiento con la Ley Org�nica de Protecci�n de Datos Personales (LOPDP) del Ecuador. Usando m�dulos como formularios personalizados, campos configurables, automatizaciones, firma electr�nica y bit�coras de actividad, las agencias pueden ofrecer una experiencia moderna y legalmente conforme para sus clientes.